Tietokannan suunnitteluohjelmisto on sovellusohjelma, jonka avulla loppukäyttäjä voi luoda mukautetun tietokannan tarpeidensa mukaan. Tietokanta on kokoelma tietoa tai tietueita, jotka on luokiteltu tavalla, joka mahdollistaa helpon noutamisen. Puhelinluettelo on yksinkertainen tietokanta, jossa tärkeimmät tiedot – jotka koostuvat nimestä, osoitteesta ja puhelinnumerosta – järjestetään tai lajitellaan yleensä sukunimen mukaan.
Tietokonetietokanta tallentaa tiedot taulukkomuodossa, jossa jokainen taulukko viittaa tiettyyn kohteeseen, joka on tallennettava ja noudettava, kuten asiakkaita, laskuja tai maksuja. Kentät, jotka ovat väliaikaisia paikkamerkkejä tiedoille, on tyypillisesti sijoitettu taulukon sarakkeisiin erikseen. Tällaisen taulukon jokainen yksittäinen rivi edustaa ainutlaatuista ja yksilöllistä tietuetta, joka sisältää kaikki olennaiset tunnistetiedot kussakin eri kentässä. Esimerkiksi yhteystietokantaan, joka tallentaa tietoja ihmisistä, kentät voivat sisältää olennaisia tietoja jokaisesta yksittäisestä yhteystiedosta, kuten nimen, puhelinnumeron sekä työ- ja kotiosoitteet.
Monet suositut tietokantaohjelmat, kuten sähköposti- ja yhteyssovellukset, on varustettu ennalta määritetyillä kentillä, joihin käyttäjä voi syöttää asiaankuuluvia tietoja. Yleensä näiden valmiiksi pakattujen kuluttajaohjelmien mukana tulevia nimettyjä kenttiä ei voi muuttaa tai muuttaa. Tietokannan suunnitteluohjelmisto eroaa näistä yleisistä ohjelmista siinä, että käyttäjä voi luoda omia tarpeitaan vastaavia kenttiä ja järjestää tai sisällyttää ne yleiseen tietokantaan.
Tietokannan suunnitteluohjelmiston avulla yksilöt voivat määrittää jäljitettävät kokonaisuudet tai luokat luomalla sopivan määrän taulukoita. Useimmat tämän ohjelmiston avulla käyttäjät voivat luoda suhteita eri taulukoiden tai tietoluokkien välille. Kun yhteys tai yhteinen linkki taulukoiden välille on muodostettu, yhden taulukon tiedot voidaan näyttää toisessa, asiaan liittyvässä taulukossa. Tämä ominaisuus auttaa usein vähentämään tarpeetonta tietojen syöttämistä.
Monet tietokannan suunnitteluohjelmistot tarjoavat käyttäjälle joustavuutta mukautetun graafisen käyttöliittymän luomisessa. Käyttäjän määrittämät tietyt kentät voidaan sijoittaa eri näyttöihin tai asetteluihin millä tahansa käyttäjän valitsemalla tavalla hänen tarpeidensa tyydyttämiseksi. Tämän avulla hän voi tarkastella tallennettuja tietoja monilla hyödyllisillä ja merkityksellisillä tavoilla.
Tietokannan suunnitteluohjelmiston luontainen joustavuus antaa käyttäjille mahdollisuuden suunnitella ja luoda räätälöityjä raportteja tietojen analysointia varten. Ohjelmiston avulla käyttäjä voi myös luokitella ja ryhmitellä tallennetut tiedot helposti minkä tahansa kentän mukaan, jotta tiedot voidaan tiivistää ja kaikki suuntaukset voidaan helposti havaita. Esimerkiksi toisen asteen testituloksia voitaisiin seurata oppilaiden arvosanojen, luokanopettajan ja oppilaiden sukupuolen perusteella.