Tietopyyntö eli RFI on yhteinen liiketoimintastrategia, jonka avulla potentiaaliset asiakkaat voivat kerätä tietoja eri mahdollisten palveluntarjoajien tarjoamista palveluista ja tuesta. Asiakirjan tarkka muoto vaihtelee asiakkaan haluaman tiedon tyypin ja syvyyden mukaan. Usein tietopyyntö on yksinkertainen kysymys- ja vastausasiakirja, joka vaatii hyvin yksinkertaisia vastauksia, jolloin asiakas voi lähettää pyynnön useille toimittajille ja vertailla vastauksia helposti.
Vaikka tietopyynnössä on joitakin ominaisuuksia ehdotuspyynnön tai tarjouspyynnön kanssa, asiakkaat käyttävät yleensä RFI: tä keinona kerätä perustietoja valmistautuakseen päättämään, mitkä myyjät valitaan vastaanottamaan kutsu muodollisen ehdotuksen tekemiseen. Tyypillinen RFI ei tarjoa paljon taustaa asiakkaalle, ja se keskittyy yleensä yleisiin liiketoimintakäytäntöihin, tavarantoimittajien saatavissa oleviin tavaroihin ja palveluihin sekä joskus julkaistuun standardihintaan. Sitä vastoin tarjouspyyntö ylittää yleensä nämä perustiedot, tarjoamalla asiakkaasta lisätietoja, pyytämällä volyymikäyttöön perustuvaa hinnoittelua ja kutsumalla toimittajia vastaamaan ratkaisuihin asiakkaan erityistarpeisiin.
Tästä näkökulmasta tietopyyntöä voidaan pitää keinona kerätä tietoa, jota sitten arvioidaan ja käytetään prosessin seuraavan vaiheen määrittämiseen. Jos ajatuksena on lopulta etsiä toimittajia pitkäaikaisen sopimusjärjestelyn luomiseksi, asiakas voi lähettää RFI: n useille yrityksille, jotka tarjoavat haluttuja perustuotteita. Kun kaikki vastaukset on vastaanotettu, asiakas vertaa sitten kunkin vastauksen ansioita ja lopulta kaventaa RFP -ehdokkaiden luettelon muutamaan valittuun. Tässä vaiheessa toimittajia, jotka ovat onnistuneesti läpäisseet tämän alustavan vaiheen, pyydetään jättämään ehdotus, joka perustuu tyypillisesti mahdollisen asiakkaan toimittamaan pyyntöön ja määritettyyn muotoon.
Tietopyyntöä voidaan käyttää myös perusliiketoimintaprosessina arvioitaessa mahdollisia myyjiä, jos pitkäaikainen sopimus ei ole käytännöllinen. Tässä skenaariossa RFI: n tarkoituksena on tunnistaa toimittajat, jotka tarjoavat kilpailukykyisimmän tavanomaisen hinnoittelun tavaroille ja palveluille, joita asiakas voi ajoittain tarvita. Paikallinen yritys voi esimerkiksi lähettää RFI: n kaikille paikallisille toimistotarvikeliikkeille selvittääkseen, kummassa on halvimmat yleisten toimistotarvikkeiden hinnat, mitkä tarjoavat volyymialennuksia, jos tilaus ylittää tietyn summan, ja joka toimittaa tilaukset toimitusmaksulla tai ilman. Tiedot säilytetään arkistossa, jolloin pienyritys voi tarvittaessa päättää, mistä ostaa toimistotarvikkeita.