Termi “datapooli” viittaa siihen liittyvään arvoryhmään, joka on saatu keskitetystä tietokannasta. Tiedot voivat olla mitä tahansa toimitusketjun tiedoista työntekijöiden tietueisiin. Tiedot voidaan luoda automaattisesti tai manuaalisesti analysointia varten käyttämällä koko tietojoukkoa tai arvojen osajoukkoa. Tietokantaohjelmisto on suunniteltu käsittelemään erilaisia tietovarastoihin liittyviä toimintoja, mukaan lukien tietojen synkronointi ja todentaminen.
Hyvin perustavanlaatuisessa mielessä kaikki analyysitarkoituksiin kerätyt tiedot ovat tietovarastoja. Tiedonkeruumenetelmä voi vaikuttaa poolin arvojen tarkkuuteen ja siten analyysin tulokseen. Jos tietojoukko on osa yksinkertaista kvantitatiivista kokeilua, joka ei sisällä valtavaa tietojoukkoa, manuaalinen tiedonkeruu voi olla kohtuullisen luotettava. Päinvastoin, jos tietojoukko on suuri, automaattinen tiedonkeruuprosessi on tarkin ja tarkin.
Tietojoukon sisältämien arvojen tarkkuus ja täsmällisyys ovat aina tärkeitä, mutta saattavat olla välttämättömiä joillekin toimialoille, jotka luottavat toimitusketjun tuotantoketjun seurantaan. Global Data Synchronization Network (GSDN) sertifioi tietopoolit ja helpottaa tietojen synkronointiprosessia suorittamalla vuosittaisen tarkastuksen kaikille GDSN-sertifioiduille tietopoolille. GDSN -sertifioituun tietovarantoon tallennetut toimitusketjutiedot on sidottu globaaliin sijaintinumeroon (GLN) ja maailmanlaajuiseen kauppanimikkeen numeroon (GLIT). Näitä kahta numeroa käytetään tunnistamaan asiaankuuluvat kauppapaikat ja niihin liittyvät kohteet, kun tuote kulkee toimitusketjun läpi valmistajalta kuluttajalle.
Muissa tapauksissa tietokantoja käytetään automaattisesti tietokantaohjelmiston avulla, kun tietokone käynnistyy tai asennuksen tai päivityksen aikana. Näihin prosesseihin kuuluu tietojen siirtäminen ja tarkistaminen tietokantojen välillä. Siirrettävät ja tarkistettavat tiedot ovat tietovarasto. Jos tietovarantovirhe ilmenee prosessin aikana, tiedoissa voi olla ongelma, kuten vioittunut käynnistystiedosto, väärät kiintolevyn asetukset tai viallinen kiintolevy.
Jos mukautettu tietokanta sisältää työntekijöiden tietueita tai historiallisia lämpötilatietoja, pääsy tietovarantoon voi olla yksityinen tai jaettu. Kukaan muu kuin järjestelmänvalvoja ei voi nähdä tai käyttää yksityistä uima -allasta. Muut voivat käyttää jaettua poolia, jotka voivat lisätä, muokata tai poistaa arvoja. Tiedot voidaan syöttää automaattisesti, manuaalisesti ja tuoda tai viedä laskentataulukosta. Verkkopohjaista poolia yleensä käsittelee järjestelmänvalvoja, mutta se jaetaan niin, että online-käyttäjät voivat tarkastella ja viedä tietoja eri tarkoituksiin.