Tietueen elinkaari hahmottaa asiakirjan jokaisen vaiheen luomisesta tuhoamiseen. Se auttaa yrityksiä ja virastoja suunnittelemaan tietojen tallentamista, suojaamista, hakemista ja tuhoamista eri vaiheissa. Tietueiden elinkaaren hallintajärjestelmät hallitsevat tyypillisesti runsaasti tietoa kätevällä ja turvallisella tavalla.
Suunnittelu tapahtuu yleensä ennen tietueiden elinkaaren hallintaprosesseja. Menettelyjen sisällyttäminen päivittäisiin rutiineihin pitää tiedot hallinnassa ja turvassa. Tämä suunnittelu sisältää yleensä tekniikoita keräämiseen, järjestämiseen, ylläpitoon ja hävittämiseen koko tietueen elinkaaren ajan.
Tietueiden määritelmä sisältää valokuvia, grafiikkaa, karttoja, elokuvia ja nauhoja, sekä ääni- että visuaalisia. Tietue vastaa kaikkea, mitä voidaan toistaa, yleensä muiden laitteiden avulla. Se määrittelee tietoja organisaation sisältä tai ulkopuolisista lähteistä, ja tietuetta voidaan pitää virallisena tai epävirallisena. Viralliset tiedot merkitsevät yleensä tietoja, joilla on määrätty elinikä.
Viralliset tiedot sisältävät julkisen viraston taloudellisia asiakirjoja sekä muita tietoja, jotka on määritelty laissa julkisena tietueena. Oikeudelliset tiedot, joita voitaisiin käyttää tuomioistuimessa, voivat myös kuulua säilytettävän virallisen rekisterin luokitteluun. Laki monilla lainkäyttöalueilla velvoittaa määräaikoja virallisten asiakirjojen, kuten tuomioistuimen asiakirjojen, säilyttämiseen.
Tietueet luodaan sähköpostiviesteistä, tallennetuista puheluista, tulostetuista asiakirjoista ja muista tiedoista, jotka osoittavat päätösten kehittymisen. Kaikki, mikä voi olla hyödyllistä yritykselle tai organisaatiolle tulevaisuudessa, säilytetään yleensä sen tietueen elinkaaren mukaan. Tekniikan kehityksen myötä yhteisöt yleensä tallentavat tietueet sähköisesti, jolloin paperin säilytysalueita ei tarvita.
Tietojen järjestäminen ja niiden käyttötekijöiden määrittäminen tietueiden elinkaaren hallintaan. Tietue tulee luetteloida tai arkistoida, jotta sitä voidaan helposti hakea, kun sitä tarvitaan tai pyydetään. Lomakkeet, kirjeenvaihto ja kaksoiskappaleet tallennetaan tyypillisesti arkistointijärjestelmän avulla, joka on helppo ymmärtää ja navigoida.
Nämä tietueet edellyttävät myös ylläpito- ja suojaussuunnitelmaa, erityisesti tietoja, jotka edustavat arvokasta tietoa ja joilla on pysyvä tietueen elinkaari. Monilla alueilla historiallisesti arvokkaat tietueet arkistoidaan valtion arkistoihin. Esimerkkejä näistä asiakirjoista ovat syntymä- ja kuolematiedot sekä presidentin asiakirjat.
Kun tiedot saavuttavat elinkaarensa, tuhoaminen on sallittua. Hävittäminen saattaa sopia asiakirjojen luonnoksille tai virallisten asiakirjojen valmistelussa käytettäville materiaaleille. Kaksoiskappaleet saatetaan myös tuhota sen jälkeen, kun alkuperäinen on säilytetty jossain muodossa. Jotkut yritykset käyttävät riippumattomia palveluntarjoajia seuraamaan ennätyksen elinikää.