Tiivistelmät ovat lyhyitä katsauksia yksityiskohtaisempiin asiakirjoihin, joita käytetään liiketoiminnassa. Tiivistelmä voidaan laatia nopeaan yhteenvetoon neljännesvuosittaisesta taloudellisesta raportista, ehdotuksesta tai edistymisraportista, joka liittyy tulevaan projektiin. Tämän tyyppisten asiakirjojen päätehtävänä on mahdollistaa nopean katsauksen tärkeimpien asiakirjojen tärkeimpien tosiasioiden tai seikkojen lukeminen ilman, että voi olla huomattava määrä tietoa.
Vaikka tiivistelmän ja tiivistelmän tai ääriviivojen välillä on joitakin yhtäläisyyksiä, kunkin asiakirjan tehtävä on hyvin erilainen. Ääriviivat ovat yleensä suuremman ehdotuksen tai tiedotusasiakirjan edeltäjiä ja toimivat ohjeena kyseisen suuremman asiakirjan luomisessa. Tiivistelmä, kuten yhteenveto, on asiakirja, joka valmistetaan suuremman asiakirjan valmistuttua, mutta on yleensä lyhyempi eikä aivan yhtä yksityiskohtainen kuin yhteenveto. Lisäksi tiivistelmä voi sisältää teknistä kieltä, joka yleensä jätetään yhteenvedon ulkopuolelle.
Hyvin muotoiltu tiivistelmä on yleensä XNUMX–XNUMX sivun pituinen ja sisältää useita tärkeitä osioita. Tämäntyyppinen johtoryhmän raportti sisältää yleensä lyhyen johdannon hankkeen tai suuremman raportin syystä, sisältää olennaisia taustatietoja hankkeesta ja siirtyy sitten tarjoamaan lyhyitä yhteenvetoja hankkeeseen liittyvästä analyysistä. Yhteenvetona esitetään viimeisenä osana laajemmassa asiakirjassa tehdyt johtopäätökset ja ehdotetaan mahdollisia toimintatapoja näiden päätelmien perusteella.
Koska joihinkin hankkeisiin voi liittyä useampi kuin yksi raportti, on mahdollista käyttää yhtä tiivistelmää kaikkien asiaan liittyvien asiakirjojen ja tutkimusten keskeisten kohtien kattamiseksi. Tämä voi olla erittäin edullista, koska asianmukaisesti laadittu yhteenveto sisältää tarpeeksi tietoa, jotta päätöksentekijät voivat päättää, mitä projektin kanssa seuraavaksi tapahtuu. Yleensä tämä yhteenveto esitetään tukena olevien asiakirjojen kanssa, mikä luo todellisen johtoryhmän, joka käsittelee hanketta tai ehdotusta kokonaan. Tämä täysin yksityiskohtaisen toimeenpanoehdotuksen luominen käyttäen tiivistelmää kansioasiakirjana antaa päätöksentekijälle mahdollisuuden tutkia tiettyä kohtaa yksityiskohtaisemmin, jos hän haluaa niin.
Vaikka tiivistelmän käsitettä pidetään usein suuryritysten työkaluna, sitä voidaan käyttää missä tahansa organisaatiossa, joka aloittaa minkä tahansa hankkeen. Pienyritykset, jotka suunnittelevat markkinointistrategiaa, voivat hyödyntää tätä asiakirjamallia. Voittoa tavoittelemattomat järjestöt voivat myös huomata, että tämän tyyppisen yhteenvedon laatiminen on erittäin hyödyllistä käsiteltäessä ongelmia jonkin tyyppisen hallintoneuvoston kanssa.