Toiminnalliset tiedot kuvaavat ohjelmistosovelluksen perustoimintoja. Se kehitetään yleensä osana ohjelmistokehityksen vaatimusten analysointia. Se toimii sinisenä painoksena ohjelmoijille, jotka kehittävät sovellukselle lähdekoodia ja testitapauksia.
Yleensä kunkin ohjelmistosovelluksen kehittämisvaatimusten analysointiin osallistuu monia eri toimijoita. Näihin toimijoihin kuuluvat liikemiehet, joiden odotetaan käyttävän ohjelmistoa, data -analyytikot, ohjelmoijat ja muu tekninen henkilöstö. Liikemiehet selittävät muille tiimin jäsenille tarkalleen, mitä he odottavat ohjelmistojen tekevän liiketoiminnan näkökulmasta.
Liiketoiminnan vaatimukset yhdistetään tallennettaviin tietoihin ja niitä käytetään kehittämään tapaa, jolla tiimi haluaa kunkin näytön toimivan. Kaikki nämä vaatimusten analyysit on suoritettava toiminnallisten eritelmien dokumentoimiseksi. Kun toiminnalliset tiedot on karkeasti dokumentoitu, tiimi hienosäätää sitä. Tiimi tarkistaa nämä asiakirjat ja korjaa mahdolliset aukot vaatimusten analysoinnissa. Kun vaatimusten analysointi on valmis, tiimi hyväksyy toiminnallisen eritelmän. Hyväksyttävää teknistä asiakirjaa käytetään suunnitelmana ohjelmistokehityksessä.
Lähdekoodi ja testitapaukset kehitetään toiminnallisten spesifikaatioiden avulla. Tiimin jäsenet käyttävät toiminnallista spesifikaatiota kehittääkseen testitapauksia, joita tarvitaan varmistamaan, että ohjelmisto toimii määritellyllä tavalla. Ohjelmiston virheenkorjaukseen käytettyjen testitapausten määrä vaihtelee kehitetyn ohjelmiston monimutkaisuuden mukaan. Kun ohjelmoijat kehittävät ohjelmistoa, toinen osa tiimiä kehittää testitapauksia. Ohjelmiston hyväksymisprosessi alkaa, kun ohjelmoijat ilmoittavat tiimille, että se on valmis testattavaksi.
Toiminnalliset tiedot eivät määrittele sellaisia asioita kuin ohjelmoijien käyttämä ohjelmistokieli. Toiminnallisen eritelmän sisältämät tiedot rajoittuvat ohjelman todellisiin toimintoihin. Tekniset tiedot selittävät, mitä tapahtuu, kun ohjelman käyttäjä napsauttaa tiettyä painiketta näytöllä, mutta ei sitä, miten ohjelmoija aikoo suorittaa tietyn toiminnon.
Kehitettävän ohjelmiston monimutkaisuudesta riippuen jotkut ryhmät käyttävät monitasoisia toiminnallisia erittelyasiakirjoja. Johtoryhmä saattaa osallistua korkean tason toimintojen määrittelyyn, kun taas vanhemmat analyytikot voivat määritellä tarkemmin erityistoiminnot ja yhteinen liiketoiminta-analyytikoiden ja ohjelmoijien ryhmä voi määrittää kunkin näytön. Jokaista näiden tasojen tulostusasiakirjaa voidaan pitää toiminnallisena eritelmänä.