Toiminnallinen prosessi on alin osa yrityksen toiminta-aluetta, joka voi olla liiketoimintaosasto, kuten kirjanpito, tuotanto tai myynti ja markkinointi. Prosessi yksinkertaisesti edustaa sitä, kuinka yksilö suorittaa tietyn tehtävän. Esimerkiksi ostoreskontrassa – joka on toiminnallinen toiminta toiminnallisella alueella – toiminnallinen prosessi voi olla myyjän laskujen yhdistäminen lippujen vastaanottamiseen ja sitten ostotilauksiin. Vasta prosessin päätyttyä kirjanpidon valvoja hyväksyy toimittajalle erääntyvän maksun. Pohjimmiltaan yrityksellä ei ole loppua liiketoiminnan prosessien määrälle, ja jokainen osasto on riippuvainen tietystä määrästä voidakseen suorittaa asianmukaisesti tuottoon johtavat palvelut, toiminnot ja tehtävät.
Yritykset yleensä käyvät läpi jokaista toimintaa jossain vaiheessa varmistaakseen, että toimiva prosessi palvelee yritystä parhaalla mahdollisella tavalla. Nämä arvioinnit voivat johtaa prosessiin muutoksiin, jotka sekä parantavat sitä että yrityksen tapaa harjoittaa liiketoimintaa. Mitään prosessia ei yleensä suljeta pois tarkistusprosessista. Uuden yrityksen, johtajan tai omistajan lisääminen voi käynnistää tämän tarkistusprosessin. Joissakin tapauksissa yritys saattaa pyrkiä vähentämään prosesseja toiminnallisen toiminnan ja osaston tehostamiseksi. Tämä muutos voi myös johtaa siihen, että yritys tulee kannattavammaksi, koska se vähentää kustannuksia.
Joissakin tapauksissa on mahdollista jakaa toiminnallinen prosessi kahteen yksittäiseen osaan: toiminnalliseen tai prosessiin. Toiminnallisiin konsepteihin perustuvaa liiketoimintaa luotaessa etsitään usein osaamiseen tai tehokkaaseen toimintaan perustuvaa ja helposti mitattavaa ja ymmärrettävää kehitystä. Toimivan työpaikan haittapuoli voi olla suoran johtamisen puute tietyillä alueilla, prosessin muuttamisen vaikeus ja kyvyttömyys tehdä optimaalisia valintoja. Yrityksen on päätettävä, onko toimiva prosessi paras sen toiminnalle. Ei ole olemassa yhtä toimintaa, joka toimisi täydellä teholla 100 prosenttia ajasta.
Prosessityylinen liiketoimintaympäristö keskittyy ulkoiseen ajatteluun, osastojen välisen vuorovaikutuksen vähenemiseen ja vastuullisuuteen alusta loppuun. Useimmissa tapauksissa tämä liiketoimintaympäristö luo erittäin segmentoituneen työpaikan. Vaikka tämä prosessi ei olekaan täysin huono, se voi johtaa osastojen pirstoutumiseen, monimutkaisiin prosesseihin, harvempiin tarkastuksiin ja tasapainotuksiin tai mittakaavaetujen menettämiseen. Yritysten on työskenneltävä melko lujasti voittaakseen tämän äärimmäisen segmentoitumisen. Jos näin ei tehdä, se voi heikentää viestintää työpaikalla.