Toiminnallinen tietue, jota kutsutaan myös toiminnalliseksi tietueeksi, on kirjallinen asiakirja, joka kuvaa yrityksen toimintaa ja ympäröiviä tapahtumia. Se tallentaa tietyt tiedot tietyssä muodossa, mutta ei ole hallinnollinen tietue. Tämäntyyppinen asiakirja luodaan useimmiten toiminnan tapahtumahetkellä tai sen lähellä, ja sitä pidetään tyypillisesti luotettavimpana tapahtumaversiona, koska se luodaan lähellä esittämiään tietoja.
Yritykset pitävät kirjaa, jotta ne voivat toimia tehokkaammin, raportoida toiminnastaan sijoittajille ja valtion virastoille ja arvioida suorituskykyä historiallista taustaa vasten. Monet lomakkeista, joita yritys luo kirjanpidon helpottamiseksi, ovat hallinnollisia, kuten työntekijöiden yhteystiedot. Nämä lomakkeet dokumentoivat tavallisia toimistotoimintoja ja asioita, joita johtajat odottavat tapahtuvan säännöllisesti.
Yritysten on usein kerättävä tietoja, jotka eivät ole hallinnollisia tai vakiomuotoisia. Nämä tiedot ovat usein ajallisesti ainutlaatuisia, vaikka tapa, jolla tiedot tallennetaan, voi olla yhdenmukainen. Näiden tietojen dokumentoimiseksi yritys käyttää toiminnallista tietuetta tai kirjallista tietuetta tapahtuneesta, jonka avulla yritys voi tehdä samanaikaisen tilin ja hakea tiedot tulevaisuudessa tarvittaessa.
Toiminnallisia tietueita on monia erilaisia. Ehkä helpoin tapa ymmärtää tällaisen työkalun käyttö on tutkia muutamia yleisiä esimerkkejä. Tapahtumaraportti on eräänlainen toiminnallinen tietue. Yritykset vaativat usein henkilökuntaa täyttämään tapahtumaraportin, jossa kerrotaan tarkalleen, mitä tapahtui, jos työntekijä tai asiakas loukkaantui tiloissa tai harjoittaessaan yrityksen liiketoimintaa. Tämä toiminnallinen tietue täytetään vain tarvittaessa, mutta se on kriittinen, koska se dokumentoi tapahtumat asianomaisten ihmisten sanoin, lähellä ajoissa tapahtuman tapahtumahetkeä.
Toinen toiminnallisten tietueiden tyyppi on asiakaspalautelomake. Kaikki asiakkaat eivät täytä palautelomaketta, ja asiakas tekee sen yleensä vain silloin, kun hänellä on jotain sanottavaa kuluvan päivän palvelusta. Palautelomake on toiminnallinen tietue, koska se dokumentoi ainutlaatuisen tapahtuman, joka tapahtui tiettynä ajankohtana asianomaisen sanoin.
Matkalippu on toiminnallinen tietue, joka täytetään useammin. Usein yritys pyytää kuljettajiaan täyttämään raportin matkan yksityiskohdista aina, kun kuljettaja ottaa yrityksen ajoneuvon. Tällä tavalla, jos esimiehen on vastattava aiemmin ajoneuvon käyttöä koskeviin kysymyksiin, hänellä on samanaikainen selvitys kuljettajan tarkastamasta toiminnasta.
Toiminnalliset tietueet voivat suojata yritystä vastuulta. Asiakkailla ja työntekijöillä on usein vuosia aikaa nostaa kanne yritystä vastaan useista siviilirikkomuksista. Ilman samanaikaista kirjaa tapahtumista yrityksen olisi vaikea todistaa, mitä tapahtui aiemmin.