Funktionaalinen työanalyysi (FJA) on Yhdysvaltain työministeriön 1940 -luvulla kehittämä järjestelmä kaikkien työn elementtien määrittämiseksi ja arvioimiseksi ja niiden tärkeyden arvioimiseksi työhön. Se mittaa käytettyä aikaa ja vuorovaikutuksen luonnetta asioiden, datan ja ihmisten kanssa. Hyvä toiminnallinen työanalyysi mittaa myös tarvittavan opetuksen ja valvonnan laadun sekä työn riittävän suorittamisen edellyttämän koulutuksen määrän.
Toiminnallisen työanalyysin kattavuus tekee siitä sovellettavan mihin tahansa organisaation työhön. Esimerkiksi tehtaan tuotantotyöntekijän FJA huomioi koneiden käyttöönottoon ja käyttöön kuluvan ajan. Toisaalta kuljetusvirkailijan tehtävän FJA keskittyisi lähettämiseen tarkoitettujen tavaroiden siirtämiseen ja käsittelyyn. Lisäksi mitataan keskimääräinen aika, joka kuluu jatkuvaan koulutukseen ja tavanomaiseen vuorovaikutukseen esimiesten kanssa. Jotkut FJA: t voivat olla hyvin vaativia, ja näytöt käyttävät sekuntikelloja määrittääkseen tarkan ajan, joka tarvitaan tiettyjen tehtävien suorittamiseen.
Henkilöstöalan ammattilaiset suorittavat FJA -tutkimuksia ja käyttävät tuloksia monenlaisten päätösten tekemiseen henkilöstötasosta korvauksiin. FJA: t ovat myös korvaamattomia, kun he tekevät muita johtopäätöksiä, kuten uudelleenjärjestelyjä ja konsolidointeja. On tärkeää pitää mielessä, että toimiva työanalyysi arvioi itse työn eikä työn henkilöä. Hyvä toiminnallinen työanalyysi on kuitenkin korvaamaton apu työntekijän suoritusten arvioinnissa sen teorian mukaan, että on tiedettävä, mitä työ sisältää, ennen kuin voidaan määrittää, kuinka hyvin työntekijä on suorittanut sen.
Monet organisaatiot käyttävät toiminnallisia työanalyysejä ensimmäisenä askeleena työkuvaustensa laatimisessa. Perusteellinen toiminnallinen työanalyysi sisältää asteikot, jotka mittaavat työn todellisia toimintoja sekä niihin liittyviä henkisiä prosesseja, kuten päättelyä ja kieltä. Nämä eivät kuitenkaan ole työn ainoat osat. FJA mittaa myös ihmisten vuorovaikutusta, joka sisältyy työn suoritukseen ja koulutusta, joka tarvitaan työn suorittamiseen. Kaikkien näiden tietojen kerääminen on erittäin hyödyllistä uusien kykyjen rekrytoinnissa.
Moniin töihin liittyvät tehtävät ja vastuut voivat muuttua ajan myötä, vaikka tehtävänimikkeet pysyisivät samana. Esimerkiksi monet perinteiset toimistotyöt muuttuivat dramaattisesti 20 -luvun jälkipuoliskolla, koska toimistoautomaatio huipentui tietokoneistamiseen. Näitä töitä kuvaavat analyysit osoittavat muutokset, joita he ovat tehneet monilla aloilla, ja parantavat työnantajan kykyä hallita niitä. Siksi FJA: t olisi tarkasteltava ja päivitettävä säännöllisesti.
Moniin töihin liittyy teknisiä tai ammatillisia taitoja ja kykyjä. Näin ollen, jos asema ei ole avoin, vakiintunut ja valvontahenkilöstö suorittaa parhaiten minkä tahansa työn todellisen tarkastelun ja arvioinnin. Henkilöstöalan ammattilaisten osallistuminen tähän FJA -prosessin vaiheeseen rajoittuu usein valvontaan ja ohjaukseen.
Varsinainen analyysi on prosessin vaihe, jossa joitakin oletuksia kyseenalaistetaan erityisesti luotto- tai akateemisten vaatimusten osalta. Tämä on myös vaihe, jossa johdon on otettava huomioon vammaisten mahdollisuus suorittaa työ. Yhdysvalloissa on laillista kieltää työnhakijat vammaisuuden perusteella, mutta työnantajien, jotka tekevät niin, pitäisi pystyä dokumentoimaan, että tällainen epääminen heijastaa ehdokkaan puuttumista vilpittömästä ammattipätevyydestä (BFOQ). Ilman tällaisia asiakirjoja työnantajat voivat kohdata merkittäviä oikeudellisia haasteita.
Ennen tietokoneistamista monet toimistotyöntekijöiden tärkeimmät taidot olivat kirjoituskoneen käyttö, työkalu, jolla oli nykyaikaisiin tietokoneisiin verrattuna vain vähän hyötyä. Samat näppäimistötaidot ovat edelleen välttämättömiä tietokoneiden käyttämiseen, mutta tarkoituksenmukaisen työtuotteen tuottamiseen tarvittava tietokanta on laajentunut merkittävästi. FJA kvantifioi työntekijän tietokoneella viettämän ajan, erottaen esimerkiksi tekstinkäsittelyn, laskentataulukot, esitykset ja muut toiminnot. Tietojen tunteminen on ratkaisevan tärkeää rekrytoinnin kannalta.
Työnkulun muutokset tehtaalla voivat myös vaikuttaa merkittävästi tuotantotyöntekijöiden työhön. Esimerkiksi saapuvien raaka -aineiden pakkaustavan muutokset voivat lisätä tai vähentää aikaa, joka kuluu näiden raaka -aineiden saamiseen työvirtaan. Jos tällaiset muutokset säästävät aikaa, hyvät johtajat jakavat ajan usein muualle. Johtajat, jotka seuraavat osastojensa työnkulkua FJA: iden ja väliaikaisten havaintojen avulla, hallitsevat niitä yleensä tehokkaammin.