Toimistonhallinta on prosessi, joka valvoo toimiston päivittäistä toimintaa. Hallintotehtävä on yleensä toimiston ylläpitäjän tai johtajan vastuulla. Organisaation yleisestä toimintarakenteesta ja toimintaan liittyvien tehtävien monimutkaisuudesta riippuen johtajan tai järjestelmänvalvojan vastuut voivat keskittyä muutamaan ydintehtävään tai käsitellä monenlaisia toimintoja.
Yksi toimistohallinnon keskeisistä tehtävistä on toimistoon liittyvien työntekijöiden johtaminen. Tyypillisesti toimiston ylläpitäjät ovat vastuussa toimistohenkilöstön valvonnasta ja varmistavat, että jokaisella työntekijällä on resurssit, jotka ovat tarpeen hänen tehtäviensä pätevään suorittamiseen. Järjestelmänvalvojat toimivat myös vianetsijöinä ja tarjoavat tukea ja apua työntekijöille, kun määrätyn tehtävän suorittamisen aikana ilmenee epätavallisia tilanteita. Ei ole epätavallista, että järjestelmänvalvojat ovat vastuussa työntekijöiden määräaikaisarvioinneista, palkankorotusten suosittelemisesta tai työntekijöille tarjottavista korjaavista tai ristikoulutuksista keinona auttaa näitä työntekijöitä parantamaan suhteitaan työnantajaan.
Toimistonhallintoon kuuluu työntekijöiden johtamisen ja tukemisen lisäksi myös se, että toimistolla on aina resurssit, joita tarvitaan tuottavuuden ylläpitämiseen. Tähän kuuluu kaikkien toimimattomien toimistolaitteiden korjausten koordinointi tai uusien laitteiden pyyntöjen valmistelu ja lähettäminen tarvittaessa. Toimiston ylläpitäjien tehtävänä on usein hallita toimistotarvikkeiden, kuten paperin, kirjoitusvälineiden, tulostinnauhojen ja muiden toimistossa jatkuvasti käytettävien tarvikkeiden käyttöä. Toimiston ylläpitäjä pyrkii pitämään toimiston aina sille varatun budjetin rajoissa, ja hänellä on usein jonkinlainen panos tulevien tilikausien talousarvion suunnitteluun.
Riippuen toimistohallinnon laajuudesta, työnantaja voi vaatia, että järjestelmänvalvojalla on vähintään kahden vuoden tutkinto akkreditoidusta oppilaitoksesta, jolla on tämä tutkinto yrityksen yleiseen tehtävään liittyvällä alalla. Monimutkaisemmissa toimistoympäristöissä järjestelmänvalvojalta saatetaan vaatia neljän vuoden tutkinto sopivassa opintojaksossa. Monet yritykset suosivat ylennystä sisäpuolelta, mikä tarkoittaa sitä, että joku, joka aloittaa työsuhteen lähtötason tehtävissä, voi lopulta saada koulutuksen, joka on välttämätön osaksi toimistohallintoa. Tässä tapauksessa työnantaja yleensä avustaa työntekijää mahdollisuudessa jatkaa koulutustaan sekä antamalla apua tutkinnon saamisessa että käyttämällä jonkinlaista mentorointiohjelmaa työssä.