Toimittajan rekisteröinti on prosessi, jossa kerätään avaintietoja ulkopuolisilta tavaroiden ja palvelujen toimittajilta ja syötetään nämä tiedot suhteiden hallintajärjestelmään. Rekisteröintijärjestelmä on tyypillisesti sähköinen tai Internet-pohjainen, mutta se voidaan käsitellä paperilla. Rekisteröintiä käytetään kynnysvaatimuksena erottaakseen myyjät, jotka ovat kelvollisia toimittajia, ja ne, jotka eivät ole.
Yritykset, laitokset ja hallitukset käyttävät ulkopuolisia toimittajia toimittamaan tarvittavia tavaroita ja palveluja, jotka tukevat toimintaa tai tuotantoa. Toimittajat ovat olennainen lenkki toimitusketjussa ja vaativat hallintaa. Ulkopuolisena osapuolena myyjä on tarkastettava pätevyyden ja kokemuksen varmistamiseksi, ennen kuin häntä voidaan pitää luotettavana toimittajana.
Jokaisella mahdollisella asiakkaalla on omat toimintastandardinsa, jotka ohjaavat toimittajan kelpoisuusprosessia. Jotkut asiakkaat voivat käsitellä luottamuksellisia tietoja tai olla vuorovaikutuksessa korkean profiilin asiakkaiden kanssa. Muut asiakkaat voivat käsitellä haavoittuvassa asemassa olevia väestöryhmiä, jotka vaativat lisensointia tai taustatietoja. Toimittajien on täytettävä asiakkaan tai asiakkaan toimialan asettamat standardit, ja standardien noudattamista on usein hallittava suhteen aikana.
Rekisteröinti on yksi ensimmäisistä vaiheista toimittajien hallinnassa. Se edellyttää, että kaikki myyjät, jotka haluavat tarjota tavaroita tai palveluja, toimittavat vakiotiedot. Näiden tietojen täydellisyys ja vaatimustenmukaisuus tarkistetaan ja ne syötetään järjestelmään. Järjestelmä asetetaan sitten asiakkaan hankintahenkilöstön tai muiden työntekijöiden saataville, jotta he tietävät, mitkä myyjät ovat hyväksytyssä luettelossa tarjoamaan mahdollisuuksia.
Useimmilla suurilla toimittajilla ja julkisyhteisöillä, jotka käyttävät suurta määrää myyjiä, on virallinen rekisteröintijärjestelmä. Esimerkiksi YK: lla ja Yhdysvaltain hallituksella on toimittajien rekisteröintiportaaleja, jotka ovat Internet-pohjaisia. Kaikkien, jotka haluavat toimittaa tavaroita tai palveluja näille yhteisöille, on rekisteröidyttävä online -järjestelmän kautta. Rekisteröintiprosessin avulla nämä yksiköt voivat hallita suhteitaan kolmansiin osapuoliin, erityisesti viestinnän ja noudattamisen suhteen.
Tyypillinen myyjän rekisteröintiprosessi edellyttää toimittajan yhteystietoja. Yksinkertaisessa rekisteröintijärjestelmässä yhteystiedot voivat olla kaikki mitä tarvitaan. Monimutkaisemmat järjestelmät, jotka on integroitu prosessiin, vaativat lisäpanosta. Tällainen järjestelmä pyytää myös todisteita myyjän pätevyydestä, mukaan lukien aiempi kokemus, koulutus, lisensointi ja sertifioinnit, ja voi pyytää todisteiden liittämistä tai lähettämistä lisäasiakirjoina. Toimittajan on ehkä toimitettava yritysviitteitä ja allekirjoitettava sähköisesti erilaisia vakuutuksia.
Lisäeduna jotkut toimittajien rekisteröintijärjestelmät mahdollistavat myös sen, että myyjät voivat ilmoittaa toiminnallisesti kiinnostavia alueita. Joillakin suurilla yrityksillä on myyjämahdollisuuksia monilla eri toiminta -alueilla. Rekisteröinnin aikana tehdyn valinnan avulla asiakas voi luokitella toimittajan ja helpottaa myös segmentoitua viestintää. Asiakas voi ilmoittaa osajoukosta toimittajia, kun heidän erikoisalansa mukaisia sopivia mahdollisuuksia ilmenee.