Toimittajan valtuutus on prosessi, jolla määritetään ulkopuolisten tavaroiden tai palvelujen toimittajien pätevyys. Todellinen valtuutusmenettely vaihtelee toimialan ja toimittajan toimintaympäristön mukaan. Valtakirjaa käytetään pohjimmiltaan myyjän taustan ja laillisuuden arvioimiseen, kun myyjän uskotaan osallistuvan toimitusketjuun.
Ulkopuolisten toimittajien sitouttaminen on tärkeä osa liiketoimintaa ja voi olla merkityksellistä monissa yhteyksissä. Erikoistapahtuma voi esimerkiksi saada myyjät toimittamaan viihdetavaroita ja -palveluja. Paikallisella tytäryhtiöllä voi olla luettelo hyväksytyistä toimittajista, jotka sen pääkonttori on hyväksynyt toimistotarvikkeiden toimittamiseksi. Hallitus saattaa ylläpitää luetteloa toimittajista, jotka on seulottu ristiriitojen varalta ja jotka täyttävät tietyt kelpoisuusvaatimukset. Kussakin tapauksessa toimittajan tunnistetiedot olisivat räätälöity prosessi, jonka yhteisenä tavoitteena on varmistaa, että ulkopuolisilla toimittajilla on asianmukainen pätevyys liiketoiminnan harjoittamiseen.
Toimittajan tunnistetiedot koostuvat tyypillisesti objektiivisesta arvioinnista ulkopuolisen toimittajan kokemuksesta, koulutuksesta, lisensoinnista ja kyvystä tarjota tarvittavat tavarat tai palvelut eritelmien mukaisesti. Osana prosessia myyjien on yleensä täytettävä hakemus ja toimitettava yritysviitteet ja tietyt asiakirjat laillisuuden todisteeksi. Toimittajien on joskus lähetettävä joukkovelkakirja, jotta taataan suorituskyky ehtojen mukaisesti. Yleensä myyjien on käytävä läpi valtuutukset kerran ensimmäisen kelpoisuusmenettelyn mukaisesti ja sitten ne ovat osa hyväksyttyä poolia. Joillakin toimialoilla tunnistaminen tapahtuu kuitenkin säännöllisesti ja varmistaa, että myyjät noudattavat pätevyysvaatimuksia.
Tietyt valtuutustilanteet edellyttävät myyjältä paitsi yrityksen legitiimiyden osoittamista myös tietoja sen pääomistajista ja työntekijöistä. Ylimääräinen tarkastus varmistaa, että yritystä johtavilla henkilöillä ei ole taustalla huolenaiheita tai ristiriitoja, jotka vaikuttaisivat yrityksen hyväksyntään myyjänä tai aiheuttaisivat ongelmia tai hämmennystä. Valtion toimittajasovellukset pyytävät tyypillisesti tällaisia tietoja suojautuakseen hallituksen korruptiolta ja poliitikot käyttävät toimittajasopimuksia rikastuttaakseen itseään, ystäviään tai perheenjäseniään.
Toimittajien tunnistetiedot ovat erityisen tärkeitä terveydenhuollon alalla. Ulkopuolisten yritysten myyjät etsivät toimittajien sidosryhmiä sairaaloihin myydäkseen tuotteitaan ja laitteitaan. Koska yhtenäisiä standardeja ei ole ja kunkin toimittajan kelpuuttamiseen kuluva aika ja kustannukset puuttuvat, kotiteollisuus on kehittänyt tarjoamaan ulkopuolisten toimittajien valtuutusten hallinnan tai sisäisen hallinnan räätälöityjen ohjelmistojen avulla.