Toimittajat ovat yksityishenkilöitä tai yrityksiä, jotka toimittavat tavaroita tai palveluita muille henkilöille tai yrityksille. Toimittajien hallinta on termi, jota käytetään kuvaamaan toimittajien löytämis-, kelpoisuus- ja liiketoimintaprosessia. Yleisiä toimintoja ovat toimittajien tutkiminen, sopimusten neuvotteleminen, tarjousten hakeminen, suorituskyvyn arviointi, myyjätiedostojen luominen ja päivittäminen sekä maksujen suorittamisen varmistaminen.
Kun yritys on päättänyt, että sillä on ulkoistettava tarve, toimittajahallinta alkaa. Yrityksen on löydettävä yksi tai useampi myyjä, joka voi toimittaa tarvittavat tavarat tai palvelut, ja arvioitava jokaista myyjää hinnoittelun, ominaisuuksien, toimitusajan, työn laadun ja yrityksen maineen perusteella. Tämä prosessi edellyttää usein hinnoittelun pyytämistä, viitteiden tarkistamista ja yrityksen tutkimista verkkoresurssien kautta. Se voi sisältää myös mahdollisen myyjän taloudellisen vakauden, vakuutusten ja sertifiointien tarkistamisen.
Kun toimittajat on valittu, toimittajien hallinta on toimittajajoukon hallintaa, töiden tai sopimusten osoittamista tarpeen mukaan, toimittajien suorituskyvyn seurantaa ja sopimusehtojen noudattamisen varmistamista. Suurissa yrityksissä myyjäpäälliköllä on usein useampi kuin yksi toimittaja kullekin palvelutyypille. Tietyt toimittajat saattavat olla etusijalla, mikä tarkoittaa, että he ovat ensimmäinen valinta projektin syntyessä. Muut voivat olla varatoimittajia, joita kutsutaan, jos ensisijainen toimittaja ei voi hyväksyä tiettyä projektia tai ei suorita sitä.
Toimittajien hallintaan liittyy usein paljon sähköistä tai manuaalista paperityötä. Monet ostoreskontrajärjestelmät edellyttävät toimittajien asettamista tietokantaan. Tämä saattaa edellyttää myyjän yhteystietojen, vakuutustodistusten ja veronmaksajien tunnistenumeroiden keräämistä. Jos myyjällä on pääsy omaan tai yksityiseen tietoon, salassapitosopimus tai muu tällainen sopimus on yleensä allekirjoitettava ja sijoitettava toimittajatiedostoihin. Monet yritykset vaativat toimittajatiedostojen päivittämistä vuosittain, joten myyjäpäällikön on varmistettava, että nykyiset asiakirjat saadaan joka vuosi.
Termiä myyjänhallinta käytetään yleensä liiketoiminnan yhteydessä, mutta yksilöiden on myös ehkä ajoittain hallittava toimittajia. Esimerkiksi asunnonomistajan on ehkä tehtävä sopimus katontekijän tai sisustussuunnittelijan kanssa. tässä tilanteessa hänen on saatava tarjouksia, valittava myyjä, valvottava työn laatua ja käsiteltävä maksut aivan kuten yrityksen. Parturi -kampaamot, vakuutusasiamiehet, lastenhoitopalvelut ja vastaavat henkilökohtaiset palvelut ovat myös esimerkkejä myyjistä, joiden kanssa henkilö saattaa työskennellä usein.