Toimituksellinen kalenteri on suunnitelma tulevista lehden tai sanomalehden tarina -aiheista. Toimitukselliset kalenterit tehdään pääasiassa mainossyistä. Jos esimerkiksi ominaisuusjutussa käytetään tiettyjen mainostajien tuotteisiin liittyvää teemaa, yritys haluaa todennäköisemmin sijoittaa mainoksen julkaisuun, koska lukijat ovat kiinnostuneita aiheesta. Esimerkiksi syvällinen raportti teini-ikäisistä raskauksista voi auttaa myymään mainostilaa kotikoulutuskouluille ja vauva-alan yrityksille. Toimituksellisen kalenterin käyttö tarinaideoiden suunnittelemiseen antaa julkaisuajalle mahdollisuuden julkaista lehdistötiedote tulevasta tarinasta houkutellakseen mahdollisia uusia lukijoita.
Lehdistötiedote on uutinen, joka myös mainostaa yritystä tuomalla sille julkisuutta. Media kattaa tarinan painetussa tai yleislähetysmediassa, jos toimittajat ja toimittajat pitävät julkaisua uutisarvoisena lukijoilleen. Tärkeä aihe, kuten teiniraskaus, josta raportoidaan yksityiskohtaisesti, saattaa antaa median hyväksyä lehdistötiedotteen tulevasta tarinasta sanomalehdessä tai aikakauslehdessä. Kaikkia toimituksellisen kalenterin kohteita ei voida hyväksyä lehdistötiedotteena.
Toimituksellisten suunnittelukalenterien pääasiallinen käyttö on mainosmyynti. Aikakauslehdet ja sanomalehdet menestyvät mainosmyynnissä, ja niiden on jatkuvasti houkuteltava mainostajia ostamaan painettua mainostilaa julkaisussaan. Mainostajat eivät voi käyttää mainosrahojaan sijoittamalla mainoksia satunnaisesti, vaan heidän on saatettava mainosviestinsä tietylle kohdeyleisölle, joka on kiinnostunut heidän tuotteistaan ja palveluistaan. Tiettyjen julkaisujen lukijoita pidetään pätevinä myyntijohtajina, koska ne sopivat tyypillisesti kohdemarkkinoiden väestötietoihin tai henkilökohtaisiin tilastoihin, kuten ikä, sukupuoli ja tulot. Toimituksellisen kalenteriteeman täytyy houkutella julkaisun kohdelukijoita ja mainostajia.
Toinen tapa, jolla toimituksellista kalenteria käytetään, on laatia lähettämisohjeet kirjoittajille. Useimmat julkaisut sisältävät kirjoittajan ohjeita, joissa pyydetään artikkeleita aiheista, jotka he ovat asettaneet toimitukselliseen suunnittelukalenteriinsa. Toimittajat ohjaavat kirjoittajia, jotka ovat kiinnostuneita julkaisua koskevan artikkelin laatimisesta, joko kyselemään ensin tai lähettämään valmistuneen käsikirjoituksen julkaisemista varten.
Kuinka pitkälle toimituksellinen suunnittelukalenteri asetetaan, riippuu jokaisesta julkaisusta. Usein on kulunut vähintään useita kuukausia siitä, kun mainosmyyntiosasto tarvitsee aikaa myydä mainostilaa, ja toimituksen on valittava paras tarina -kirjoittaja ja luotava riittävä kirjoitusaika. Vuodenaika on myös tekijä aikakauslehti- tai sanomalehti -osastojen valmistelussa. Esimerkiksi leirintäominaisuus, joka tuotetaan ja jaetaan kevätnumerossa, käynnistetään todennäköisesti projektina edellisenä syksynä tai talvena.