Toimitusaikataulu on ostajan ja myyjän välinen sopimus siitä, milloin ja kuinka usein tavarat toimitetaan. Se on suunnitelma, joka hahmottaa tulevien toimitusaikojen erityispiirteet. Aikataulu voi olla molemminpuolinen tai ostajan määräämä. Se on usein laadittu joustavalla tavalla, vaikka toimitusaikoja ja volyymia koskevilla parametreillä on usein vahvoja parametreja, joiden tarkoituksena on suojata sekä ostajaa että myyjää.
Toimitusaikataulua on yleensä tarkistettava säännöllisesti sen varmistamiseksi, että se vastaa edelleen markkinoiden vaatimuksia. Useimmissa tapauksissa ostaja määrää muutokset. Yleisin syy aikataulun muutokseen on se, että ostaja tarvitsee enemmän tai vähemmän tuotteen tai palvelun toimituksia. Joissakin tapauksissa muutos voi olla niin dramaattinen, että myyjä ei enää pysty täyttämään ostajan vaatimuksia. Tämä voi johtaa siihen, että ostaja löytää uuden myyjän tai täydentää nykyistä myyjää uudella toimittajalla.
Usein toimitusaikataulu vaikuttaa jonkin verran ostajan tarpeisiin. Tämä sisältää hyvityksen rajoitetusta suuremmasta tai pienemmästä tuotetoimituksesta ja joistakin aikataulumuutoksista. Useimmissa tapauksissa myyjälle taataan, että tietty määrä tuotetta tilataan. Saattaa olla lauseke, joka myöntää myyjälle peruutusmaksun, jos ostaja ei vaadi sopimuksen mukaista tuotemäärää. Tätä maksua voidaan soveltaa myös silloin, kun tuotteen toimitus viivästyy.
Toimitusaikataulu voidaan analysoida määräajoin jakeluaikataulun noudattamisen avulla. Tässä prosessissa määritetään, ovatko toimitukset ajoissa ja aikataulun mukaiset. Kaavan avulla määritetään, kuinka monta prosenttia toimituksista on tehty aikataulun mukaisesti. Monet yritykset suorittavat tämän analyysin kullekin toimittajalle ja sijoittavat ne sitten.
Toimitusaikataulun noudattaminen antaa ostajalle mahdollisuuden jatkaa toimintaansa normaalisti. Jos myyjä ei noudata aikataulua, sillä voi olla negatiivinen vaikutus tuottavuuteen, asiakassuhteisiin ja varastotasoon. Aikataulun huono noudattaminen voi tyhjentää tarvikkeita tai aiheuttaa ylijäämää, mikä lisää ostajan huolto- ja varastointikustannuksia. Tuotteesta riippuen se voi myös johtaa tuhlaukseen vanhenemisen vuoksi tai pakottaa ostajan laskemaan hintoja varastojen siirtämiseksi.