Mikä on toimituskuitti?

Toimituskuitti on asiakirja, joka vahvistaa viestin, esineen tai tilauksen toimituksen. Toimituskuitteja voidaan käyttää useilla tavoilla, mukaan lukien postitusvaihtotiedot sekä yrityksen lähettämien tilausten kirjaaminen toimitettavaksi. Yrityksille on saatavana geneerisiä versioita tarpeen mukaan täytettäväksi, ja monet ohjelmistot, jotka on suunniteltu auttamaan toimituksessa, tuottavat myös toimituskuitit.

Yksi asetus, jossa tämäntyyppiset asiakirjat ovat yleisiä, on posti, jossa lähettäjät voivat pyytää toimituskuitin lisämaksusta. Kun posti saapuu, vastaanottajan on allekirjoitettava se ja vahvistettava toimitus. Näin lähettäjä voi tietää, että posti saapui turvallisesti. Sillä voi olla merkitystä, jos määräaika tai vastaava toimenpide on käytössä ja lähettäjä haluaa saada asiakirjoja riitatilanteessa. Jos asianajaja väittää, ettei hän esimerkiksi ole saanut viestiä ajoissa, lähettäjä voi todistaa toisin lähetyskuitin avulla.

Sähköpostissa voi olla myös toimituskuitti. Jotkut automaattiset postijärjestelmät tuottavat kuitteja, joten lähettäjät tietävät sähköpostin saapuneen turvallisesti. Tämä on erityisen yleistä asiakaspalvelussa, jossa kuitissa on myös viitenumero ja aikataulu, jotta lähettäjä tietää milloin hän voi odottaa kuulevansa takaisin. Tämä sähköposti tulee automaattisesta osoitteesta, ja lähettäjiä kehotetaan olemaan lähettämättä sähköpostia tähän osoitteeseen ja odottamaan vastausta.

Merenkulussa monet yritykset käyttävät toimituskuittijärjestelmää asiakkaiden vaatimusten riskin käsittelemiseksi. Kun asiakas saa lähetyksen, hänen on tarkastettava se ja allekirjoitettava toimituskuitti, joka osoittaa, että hän vastaanotti sen kokonaisuudessaan. Koska lähetykset ovat usein tiiviisti pakattuja ja jakelupalvelu odottaa siirtymistä seuraavaan toimitukseen, asiakkaat voivat allekirjoittaa lomakkeet tarkistamatta, ja heillä on lyhyt ikkuna kiistää jotain lomakkeesta. Esimerkiksi kirjakauppa voi allekirjoittaa asiakirjat ja havaita sitten, että nimikkeessä on useita kopioita ja pyytää hyvitystä tai uudelleenlähetystä.

Toimituskuitti kirjataan lähetystä koskeviin asiakirjoihin. Jos asiakas väittää, että jotain ei koskaan saapunut, yritys voi vetää toimituskuitista tutkiakseen tilanteen. Se voi havaita, että tuotteet on toimitettu väärään osoitteeseen tai valtuutettu edustaja ei ole allekirjoittanut niitä. Se voisi myös todeta, että sen asiakirjojen mukaan lähetys meni oikealle henkilölle oikeassa paikassa eikä yrityksellä ole turvautumista.