Kuljetusvirkailija on henkilö, joka vastaa lähtevien lähetysten käsittelystä jakelu- tai lähetys- ja vastaanotto -osastolla. Ne voivat koostua pakkauksista, paketeista, laatikoista tai lavoista. Joissakin yrityksissä lähetys- ja vastaanottovirkailija voi olla sama henkilö. Hän voi työskennellä yksin tai osana tiimiä pienessä tai suuressa yritysympäristössä.
Yksityiskohtiin kiinnittäminen on tärkeä osa kuljetusmiehen työtä. Hänen on yleensä tallennettava kaikki asiaankuuluvat tiedot jokaisesta lähetetystä paketista. Nämä tiedot sisältävät yleensä seurantatietoja, painoa, mittoja ja erityisiä huomautuksia hauraudesta, vaarallisista materiaaleista tai purkamisohjeista.
Kun paketin sisältö on tallennettu, virkailija yleensä vertaa tietoja laskuun, ostotilaukseen tai konossementtiin. Jos sisältö ja asiakirjat ovat oikein, hän yleensä järjestää lähetyksen. Ottaen huomioon käytännöt ja menettelyt, paketin määränpään ja halutun lähetysnopeuden hän usein valitsee tehtävään sopivan varustamon.
Kuljetusvirkailija määrittää usein koosta, sisällöstä ja toimitustavasta riippuen parhaat pakkausvaihtoehdot. Tavallisesti hän käyttää tavallisia laatikoita ja pakkausmateriaaleja lähetysten valmisteluun. Jos lähetys on ainutlaatuisen kokoinen tai -muotoinen, hänen on ehkä rakennettava sille laatikko tai kontti. Pakkauksen sisällön turvallisuus on perinteisesti taattu suojaavilla pakkausmateriaaleilla rikkoutumisen ja vaurioiden estämiseksi. Pakkauksiin on tavallisesti kiinnitetty selkeästi kirjoitetut lähetystarrat ja erityiset käsittelyohjeet.
Jos vastaanottaja vastaanottaa väärän lähetyksen tai jos tavara on vaurioitunut, toimitusmiehen odotetaan yleensä helpottavan sen palauttamista yritykselleen. Tämä prosessi sisältää säännöllisesti tarvittavien asiakirjojen täyttämisen, mikä takaa, että vastaanottava yritys ei veloita kohteista. Todisteen palautettujen tavaroiden toimittamisesta tarkistaa tavallisesti tässä asemassa oleva henkilö.
Yrityksen toimitusaluetta ylläpitää tyypillisesti kuljetusvirkailija. Hänen odotetaan yleensä pitävän kuljetusmateriaalivarastoa asianmukaisella tasolla. Hyvän viestinnän ylläpitäminen kaikkien yrityksen osastojen kanssa on yleensä välttämätöntä toiminnan sujuvuuden varmistamiseksi. Hyvä suhde varustamoihin lisää yleensä virkailijan tehokkuutta.
Jos yritys, jolle hän työskentelee, toimittaa suuria tai tilaa vieviä tavaroita, lähetysvirkailijaa voidaan vaatia käyttämään varastolaitteita, kuten haarukkatrukkeja, kuormalavoja, nukkeja tai käsikäyttöisiä kuorma -autoja. Hän voi ladata paketteja lastauslaiturille, tavaravaunuille, rahtikontteille tai kuorma -autoille. Jos lähetys ei ole kuljetusyrityksen ohjeiden mukainen, virkailijaa voidaan joutua pakkaamaan tai merkitsemään uudelleen.
Tähän tehtävään vaaditaan yleensä lukion tutkintotodistus tai vastaava. Hyvä atk -taito on plussaa. Fyysinen kunto on usein vaatimus, koska työ vaatii usein pakettien siirtämistä ja nostamista. Useimmat merenkulkijat ovat perinteisesti kouluttaneet merenkulku-, vastaanotto- tai liikenteenvalvojat.