Tulostuksen kokonaishallinta eroaa keskimääräisestä tulostuksenhallintatoiminnasta siinä, että se on perusteellinen arvio tulostimen infrastruktuurin tuottavuudesta. Se ottaa huomioon laitteiston, ohjelmiston ja käytännön tulostuspalvelut määrittäessään, kuinka hyvin nämä palvelut toimivat. Tulostuksen kokonaishallinta voi parantaa tulostustoiminnan laatua ja kannattavuutta. Jos yrityksen omistaja ulkoistaa tulostushallinnan toiselle yritykselle, hän voi ehkä saada ehdotuksia tulostusympäristönsä parantamiseksi kannattavuuden arvioinnin jälkeen ja tehdessään muutoksia toimintaansa.
Investoimalla kokonaiseen tulostuksenhallintaan järjestelmänvalvojat voivat ehkä tehdä tulostusverkostostaan tehokkaamman ja hallittavamman. Jotkut raportit osoittavat, että yritykset voivat alentaa tulostuskustannuksiaan jopa 30%. Ehdotuksia tuottavuuden hallitsemiseksi voivat olla uusien monitoimilaitteiden ostaminen tai vanhojen laitteiden yksinkertainen konfigurointi ja siirtäminen. Jos tulostusjärjestelmänvalvoja tekee tällaisia muutoksia, säästöjen ja kannattavuuden prosenttiosuus voi kasvaa vieläkin enemmän.
Tulostuksen kokonaishallinta voi tarjota käytännön kuvan tulostustoiminnasta. Esimerkiksi tulostimen käyttöä koskevat raportit voivat antaa järjestelmänvalvojalle käsityksen siitä, kuinka hyvin ja kuinka usein hänen tulostimiaan käytetään. Näiden raporttien avulla hän saattaa pystyä virtaviivaistamaan toimintoja niin, että tulostimen tehokas käyttö on maksimoitu. Lähes kaikkia tulostustoimenpiteitä voidaan hallita ja hallita koko tulostushallintaohjelman kautta tilausten syöttämisestä ja lähettämisestä varastonhallintaan ja sisäisiin pehmeisiin kustannusten alentamiseen.
Koko tulostushallintaohjelma voi vaikuttaa suoraan tulostuspalveluihin liittyviin henkilöihin asiakkaista tietotekniikan asiantuntijoihin. Koska tulostamisen kokonaishallinta voi tarjota järjestelmänvalvojille mahdollisuuden parantaa tukipalveluitaan, tietotekniikan asiantuntijat saattavat löytää työnsä helpommin ja käyttää vähemmän aikaa tulostusongelmien vianmääritykseen. Tämä vapauttaa aikaa asiantuntijoille optimoida tulostuspalvelut. Myöhemmin asiakkaat voivat nauttia entistä nopeammasta asiakirjojen tuotannosta, jos he käyttävät palveluja, joita tietoteknologit ylläpitävät koko tulostushallintaohjelman puitteissa.
Lisäksi ohjelma voi tarjota järjestelmänvalvojille salkkuja ja profiileja. Näissä voidaan suositella uusia tulostuksenhallintastrategioita järjestelmänvalvojille, jotka haluavat parantaa tuottavuutta ja säästää rahaa sekä tarjota asiakkailleen parhaat mahdolliset tulostuspalvelut. Näiden tietojen avulla odottamattomia korjauskustannuksia voidaan hallita ja välttää. Riskit voidaan minimoida seuraamalla omaisuutta ja ottamalla huomioon kaikki käyttökustannukset. Tulevaa toimintaa voidaan suunnitella myös ennusteilla sekä laajentumisesta että tekniikasta.