Transkriptiovirhe on virhe, joka tehdään, kun henkilö syöttää tietoja tallennetun asiakirjan muodosta toiseen, yleensä tietokonepohjaiseen tekstiasiakirjaan tai sähköiseen tietuejärjestelmään. Jotkut yritykset, kuten lääketieteelliset ja oikeudelliset toimistot, vaativat säännöllisesti käsin kirjoitettuja muistiinpanoja, ääninauhoja ja muita epävirallisia asiakirjoja, jotka on kirjoitettava viralliseen sähköiseen versioon. On monia syitä, miksi transkriptiovirhe voi ilmetä, joista yleisin on yksinkertainen inhimillinen virhe, vaikka optisen merkkintunnistusohjelmiston (OCR) käyttö voi myös johtaa virheisiin. Joitakin ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä, joilla voidaan vähentää transkriptiovirheen mahdollisuutta, ovat kaksinkertainen tietojen syöttö samasta lähdemateriaalista ja automaattinen ohjelmisto, joka tarkistaa syntaksin ja lauseiden kontekstin.
Ei todellakaan ole teollisuutta, joka ei joskus kokisi transkriptiovirhettä. Tietojen transkriptio – ja transkriboitava määrä – edellyttää yleensä, että tietojen syöttämistyöntekijät ylläpitävät nopeaa tahtia, joka voi lopulta johtaa virheeseen. Ihmisen aiheuttamat transkriptiovirheet voivat johtua siitä, että henkilö ei katso tietokoneen näyttöä kirjoittaessaan, kyvyttömyys lukea tai kuulla lähdemateriaalia tarkasti tai yksinkertaisesti fyysisen luiston tai sormien sijoittumisen vuoksi. Joissakin tilanteissa tietojen syöttötyöntekijöiden virhetaso on hyväksyttävä; muissa tilanteissa, kuten lääketieteen alalla, jopa pieni transkriptiovirhe voi aiheuttaa tuhoisia tuloksia.
Yksi transkription muoto sisältää OCR -ohjelmiston. Tämä ohjelmisto ottaa skannatun kuvan asiakirjasta ja yrittää eristää ja kääntää yksittäisiä kirjaimia ja sanoja sivulla ja muuntaa ne digitaaliseksi tekstiasiakirjaksi. Transkriptiovirhe voi tapahtua, jos ohjelmisto ei pysty määrittämään, mikä kirjain todella on. Tämä voi johtua lukukelvottomasta käsialasta, huonosti kopioidusta asiakirjasta, joka on tahmeaa, likaa skannerissa tai ryppyjä ja muita paperin puutteita. Ainoa ratkaisu ja ainoa tapa saada kiinni tällä tavalla tapahtuvista virheistä on saada henkilö tarkistamaan tuloksena oleva asiakirja.
Mahdollisuus tehdä transkriptiovirhe kasvaa, kun lähdemateriaalin asiayhteys on tuntematon tietojen syöttämistyöntekijälle. Tietämättömyys teknisistä termeistä tai pitkien, hämmentävien koodien käyttö saattaa johtaa tietojen syöttövirkailijaan tekemään virheellisiä oletuksia lähdemateriaalin tarkoituksesta aiheuttaen kirjoitusvirheitä, virheitä tai virheellisiä kieliopillisia rakenteita. Tämä voi tapahtua usein lakimateriaalin transkription aikana, minkä vuoksi henkilöiltä, jotka kirjoittavat säännöllisesti oikeudellisia asiakirjoja, saatetaan vaatia jonkinlaista taustaa oikeusalalla.