Painotarkastuksen suorittavat tyypillisesti suuret organisaatiot ennakoidakseen tulostuspalvelupyyntöä ehdotuksen tai sopimuksen uusimiseksi. Tulostuksen tarkastuksen ensisijainen tarkoitus on kerätä tietoja tulostimen nykyisestä käytöstä, eri tavoista käyttää tulostusresursseja ja määrittää tulostustoimintaan liittyvät kokonaiskustannukset. Termi tilintarkastus liittyy tyypillisesti yksityiskohtaiseen taloudelliseen tarkasteluun. Tarkastuksen päätarkoitus on kuitenkin, että puolueettomat ammattilaiset keräävät tietoja ja toimittavat muodollisen raportin, joka auttaa päätöksenteossa johtajatasolla.
Painotarkastuksen laajuus on määriteltävä selkeästi prosessin alussa, jotta voidaan varmistaa toimiva vastaus. Tulostustoiminnon tai siihen liittyvän työn määrittäminen on kriittistä, koska oletukset voivat johtaa virheellisiin johtopäätöksiin. Tulostuksen tarkastus voi esimerkiksi sisältää valokopioita, asiakirjojen sähköistä skannausta ja tulostustöitä tai näiden vaihtoehtojen yhdistelmän. Muissa yrityksissä tai toimialoilla tulostus voi sisältää kaikki ulkoiset painotoimittajat tai sopimukset kohteista, kuten esitteistä, esitteistä ja niihin liittyvistä tuotteista.
Tulostustarkastuksen ensimmäinen vaihe on kerätä käyttötietoja. Kaikissa tulostimissa on kopiolaskuri, ja digitaaliset yksiköt tallentavat nämä tiedot sähköisesti. Jotkin tulostimet tunnetaan monitoimilaitteina, ja niillä voidaan tulostaa, skannata ja kopioida. Kunkin tehtävän mittarit tallennetaan erikseen. Yksiköt, joissa on sekä väri- että mustavalkoinen vaihtoehtoja, erottavat nämä kaksi tehtävää tarkkuuden lisäämiseksi.
Kattavan tulostustarkastuksen on sisällettävä tiedot tulostusresurssien käytöstä. Samassa organisaatiossa on usein useita prosesseja, ja tämä voi perustua käytettäviin palvelutyyppeihin. Esimerkiksi nykyaikaisessa toimistossa on täysin verkotettu tulostin, jonka yleensä jakaa ryhmä ihmisiä. Muissa tiloissa voi olla yksittäisiä tulostimia kussakin työasemassa. Suuret tulostustyöt tai erikoispyynnöt voidaan lähettää tietyille toimittajien luetteloille tai satunnaisesti puhelinluettelosta valituille.
Kaikkien tulostamiseen liittyvien toimintojen kokonaiskustannukset ovat olennainen osa tulostustarkastuksia. Näiden tietojen on sisällettävä kiinteät laitteistokustannukset, kulutustarvikkeet, korjauspalvelut, ulkoiset tulostuskustannukset, sähkö- ja tilavaatimukset. Useimpien yritysten tulostustoiminnan kokonaiskustannukset ovat melko korkeat, ja se on hyvä paikka ottaa käyttöön kustannussäästötoimenpiteitä. Toiminnan kokonaiskustannuksia mitattaessa on otettava huomioon myös näiden yksiköiden ylläpitoon ja tukeen käytetty henkilöstön aika.