Termiä painatushankinta käytetään kuvaamaan tulostusprosessia ja tulostuskustannuksia. Monet suuret yritykset käyttävät huomattavan määrän rahaa ja henkilökuntaa suurten tulostustöiden järjestämiseen tai tulostuspalvelujen tarjoamiseen organisaatiossa. Painettujen hankintojen tarkoituksena on hallita näitä kustannuksia toteuttamalla useita strategisia hankintakonsepteja.
Strategisten hankintojen ensisijainen käsite on, että edistyneen suunnittelun ja konsolidoidun ostotoiminnan avulla organisaatio voi saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä. Kustannusten alentamisen lisäksi nämä prosessit voivat johtaa tehokkaampaan liiketoimintaan ja siten parantaa kannattavuutta.
Useimmissa suurissa organisaatioissa kunkin osaston on toimitettava vuosibudjetti kuluvasta vuodesta. Painatushankinnoissa tulostuskustannuksiin liittyvät tiedot välitetään hankintaosastolle. Hankintapäällikkö on vastuussa tietojen tarkistamisesta ja strategisten hankintojen mahdollisuuksien määrittämisestä.
Yleisesti käytetty esimerkki painatushankinnoissa on esitteiden tulostus. Monet yritykset antavat osastoille mahdollisuuden löytää oma tulostin, neuvotella hinnasta määrän mukaan ja valita haluamansa esitteen. Painettujen hankintojen osalta sopimuksista neuvotellaan ja ne allekirjoitetaan lyhyen toimittajalistan kanssa, joka perustuu vuoden budjetoituun toimintamäärään. Kaikki osastot hyötyvät halvemmasta sivukohtaisesta hinnasta sekä säästää henkilöstön aikaa useiden toimittajien löytämisessä ja tarjousten pyytämisessä.
Tämäntyyppinen strateginen hankinta toimii parhaiten organisaatiossa, joka on sitoutunut vähentämään kustannuksia. Toimituspäiviin liittyvät kysymykset, osallistumisen pakollisen tai vapaaehtoisuuden päättäminen sekä asiakaspalvelukysymykset on ratkaistava sisäisesti. Keskustele yrityskäyttäjien kanssa määrittääksesi tarkat vaatimukset ja löytää yhteisiä mahdollisuuksia.
Ryhmäosto on prosessi, jossa yhdistetään eri osastojen resurssitarpeet ja luodaan yksi tilaus tai sopimus. Osastot voivat fyysisesti sijaita eri rakennuksissa tuotevaatimusten mukaisesti, kunhan kaikki nämä tuotteet sisältyvät alkuperäiseen sopimukseen. Tämä käytäntö on yhä yleisempi julkishallinnon ja julkisen sektorin yrityksissä, joissa samantyyppisiä tuotteita voidaan ostaa eri laitoksille tai osastoille.
Hallinnolliset yleiskustannukset ovat kustannuksia, jotka organisaatiolle aiheutuu koko hankinta -maksujaksosta. Tämä sisältää palkat ja tukikulut hankintahenkilöstölle, laskujen käsittelylle, shekkituotannolle ja toimittajakyselyjen ratkaisulle. Organisaatiot, jotka yhdistävät vaaditun kokonaismäärän tietylle ajanjaksolle, voivat saada alhaisemman hinnoittelun tietyn tilaustason perusteella. Joukkohinnoittelu ja neuvottelut ovat erittäin tärkeitä tulostushankintaprojekteja suoritettaessa. Hinta- ja palveluneuvottelut päättävät tyypillisesti hankintajohtaja tai vanhempi ostoasiamies.