Tulostuspalvelimen hallinnan avulla järjestelmänvalvojat voivat yhdistää etätulostimet verkkoihin ja hallita tehtäviään. Etäkäyttäjät voivat sitten käyttää verkkoa ja lähettää tulostustöitä jaetuille tulostimille. Tulostuspalvelimen hallinnan avulla järjestelmänvalvojat voivat seurata tulostimiinsa liittyviä ongelmia. Järjestelmänvalvojat voivat myös tarkastella, hallita ja suorittaa tehtäviä ja käyttää tulostinraportteja.
Tulostuspalvelimet mahdollistavat järjestelmänvalvojien pääsyn kaikkiin verkkoon yhdistettyihin tulostimiin. Tulostuspalvelimen hallinta viittaa järjestelmänvalvojien hallintaan, jossa he valvovat ja tarvittaessa muuttavat verkon tulostimien toimintaa. Järjestelmänvalvojat tai työpöytäteknikot voivat seurata tulostuspalvelimen kuntoa ja saada kehotuksen jaettujen tulostimien reaaliaikaisista tilapäivityksistä. Tämä pitää järjestelmänvalvojat ja pöytäteknikot ajan tasalla tulostimen ja tulostuspalvelimen toiminnoista.
Yleensä tulostimen hallintaan osallistuvan henkilön pitäisi pystyä määrittämään jaettujen tulostimien saatavuus milloin tahansa. Tulostuspalvelimen hallinta toimii monella tapaa melkein teknisenä kutsuna verkon tulostimille. Järjestelmänvalvojat tai työpöytäteknikot voivat myös määrittää, kuinka “terveitä” yhdistetyt tulostimet ovat. Tulostusvirheet ja muut tulostimen toiminnallisuutta vaarantavat ongelmat voidaan ilmoittaa tulostimen hallinnan kautta ja käsitellä niiden mukaisesti.
Tulostuspalvelimen hallinta tarjoaa monia etuja. Käyttämällä tulostushallintastrategioita järjestelmänvalvojat voivat säästää rahaa ja estää suuria järjestelmäongelmia. Jos järjestelmänvalvoja havaitsee esimerkiksi kriittisen ongelman tulostuspalvelimissa tulostuspalvelimen hallinnan kautta, hän voi ehkä välttää sähkökatkoja ja estää tulostinpalvelimia. Samoin tulostinpalvelimen kunnon seuranta ja suorituskykyindikaattoreihin kiinnittäminen voivat säästää järjestelmänvalvojaa kalliilta korjauskustannuksilta, jos hän voi havaita ja ratkaista kriittisen ongelman ennen kuin se saavuttaa hallitsemattoman kohdan. Tällä tavalla tulostuspalvelimen hallinta voi olla kuin vakuutus tulostimen vikoja ja kriittisiä verkkohäiriöitä vastaan.
Yleiset huolto -ongelmat voidaan ratkaista myös tulostuspalvelimen hallinnan avulla. Esimerkiksi joku, jolla on tulostimen hallintaoikeus, voi katsoa tulostushallintaa ja puhdistaa jonot, joissa on ylimääräisiä tai ei -toivottuja tulostustöitä. Leikkausjonot voivat parantaa suorituskykyä ja säästää jaettuja resursseja, kuten paperia ja tietokoneen muistia. Tulostinohjaimia voidaan ehkä hallita myös tulostuksenhallinnan avulla, jotta ne virtaviivaistavat tulostimien kykyä suorittaa tehtävänsä. Tästä voi olla hyötyä myös silloin, jos tulostinongelmat tarvitsevat vianetsintää ja järjestelmänvalvoja joutuu käsittelemään ohjaimia ratkaisun löytämiseksi.