Jokainen, joka työskentelee nykyään toimistossa, jopa virtuaalitoimisto, työskentelee usein tulostuspalvelimen kanssa. Se on yksinkertaisesti laite, joka sallii tietokoneiden työasemien liittyä yhteen tai useampaan verkossa jaettuun tulostimeen. Jokaisella asemalla on mahdollisuus nimetä yksi verkon tulostimista oletustulostimeksi, mutta se voi aina halutessaan lähettää tulostustyön mille tahansa muulle palvelimen tunnistamalle tulostimelle.
Tulostuspalvelin voi olla joko pienen tietokoneen muodossa, joka toimii yhdessä päätoimistopalvelimien kanssa – olettaen, että on olemassa varmuuskopiointipalvelin ja ensisijainen palvelin – tulostusmahdollisuuden mahdollistamiseksi, tai se voidaan ladata pääpalvelimelle . Monissa tilanteissa yksi verkkoryhmän tietokoneista on määritetty tulostuspalvelimeksi. Tämän toiminnon mahdollistava ohjelmisto ladataan tietokoneen kiintolevylle tätä tarkoitusta varten.
Kun laitteisto on ladattu ja asennettu, ohjelmisto voidaan määrittää tunnistamaan kaikki toimiston tulostimet sekä kaikki työasemat, joilla on pääsy palvelintoimintoihin. Kun kirjautumistiedot on määritetty, jokainen työasema voidaan määrittää muodostamaan yhteys palvelimeen tulostusominaisuuksia varten, mukaan lukien oikeuksien myöntäminen tai rajoittaminen mille tahansa palvelimen tunnistamalle tulostimelle.
Tällä järjestelyllä varmistetaan, että toimistotiimin jäsenen, joka tarvitsee käsitellä tulostustyön, on aina käytettävissä tulostin. Jos yksi tulostin on jostain syystä väliaikaisesti poissa käytöstä, tulostustyön lähettäminen toiseen verkon tulostimeen on yksinkertaista. Palvelimen käyttö, joka mahdollistaa useiden tulostimien käytön, säästää aikaa, rahaa ja paljon turhautumista.
Jopa kotiympäristö voi hyötyä tulostuspalvelimen läsnäolosta. Sen sijaan, että tulostimet olisi kytketty jokaiseen kotitietokoneeseen, käyttäjät voivat yksinkertaisesti ostaa yhden hyvän tulostimen ja sijoittaa sen keskeiseen paikkaan kotona. Aikuiset voivat käyttää keskuskirjoitinta kotityöhön ja lapset voivat tulostaa sen kotitehtäviin.
Yksi etu tietokoneen työaseman käyttämisestä tulostuspalvelimena on se, että jos jokin menee vikaan kiintolevyn kanssa, tulostinpalvelinohjelmiston lataaminen toiselle työasemalle ja kokoonpanojen määrittäminen on yksinkertaista. Kun uuden laitteen asennusta ei tarvitse odottaa, työprojektit voivat edetä vähällä tai ei ollenkaan hukkaan.