Tuotetietojen hallinta on prosessi, jonka avulla kaikki tuotteeseen liittyvät tiedot säilytetään yhdessä tietokannassa. Nämä tiedot voivat olla mitä tahansa teknisistä kaavioista valmiiksi kirjoitettuihin luettelon hämärtymisiin, mutta useimpien tuotetietojen hallintajärjestelmien ensisijainen kohde on markkinointi. Käytetystä jakelukanavasta riippumatta kaikki tuotteen käyttöön tai myyntiin liittyvät tiedot löytyvät yhdestä tietokannasta. Tämä mahdollistaa
monikanavaista markkinointia, jossa käytetään samanlaisia tyylejä, kieliä ja aiheita.
Tuotetietojen hallintajärjestelmä on eräänlainen yrityksen sisällönhallinta. Nämä ovat tietojen tallennusjärjestelmiä, joiden avulla useat käyttäjät voivat käyttää, luoda ja muokata tietoja samanaikaisesti ja reaaliajassa. Muita yrityssisällön hallintatyyppejä ovat yritysten asiakirjojen tallennusjärjestelmät ja sisällönhallintajärjestelmät, kuten Joomla® -verkkojärjestelmä.
Nämä järjestelmät toimivat parhaiten alueilla, joilla on useita ryhmiä, jotka tarvitsevat samanaikaista pääsyä tietoihin. Perustason sisällönhallinnan tarve johtuu yritysten kasvavasta taipumuksesta omistaa suuria toimintakeskuksia useilla alueilla. Sisällönhallinta sallii näiden eri alueiden kommunikoida vapaasti ilman suunnittelua tai rakennemuutosta, kuten sulautumisen jälkeen.
Useimmat tuotetietojen hallintajärjestelmät toimivat samoilla linjoilla. Ne ovat käyttöliittymiä sisäiseen tietokantaan, kuten Oracle tai MySQL. Tämä tarkoittaa, että he eivät tallenna sisältämiään tietoja – tavallinen yritystietokanta tekee sen. Ne yksinkertaisesti antavat käyttäjille vähemmän tekniset välineet tietojen syöttämiseen. Tämä vähentää ei-teknisten työntekijöiden koulutusta ja helpottaa järjestelmän käyttöä kaikille.
Käyttämiensä standardoitujen tietokantojen ansiosta tuotetietojen hallintatietokannat on helppo yhdistää tavanomaisempiin markkinointitietokantoihin. Nämä muut tietokannat voivat sisältää myyntitietoja, tilinumeroita tai muita erityisiä myyntitietoja. Yhdistämällä näiden kahden tietokannan tiedot, on mahdollista valita etukäteen asiakkaita, jotka saattavat olla kiinnostuneita uudesta tai olemassa olevasta tuotteesta aiemman myynnin perusteella.
Useimmat tuotetietojen hallintatietokannat sisältävät yleisölle tarkoitettuja tietoja. Nämä tiedot keskittyvät yleensä markkinointi- ja myyntitietoihin, tuotekuvauksiin ja käyttöoppaisiin. Koska tiedot ovat julkisia, tietokannat jaetaan usein yritysten kesken. Kun tuotetiedot ovat ulkopuolisten toimittajien saatavilla, on helpompi valmistaa yhteensopivia tuotteita tai löytää valmistajia erikoiskomponenteille.
Toinen suuri tuotetietojärjestelmien etu on mainonnan johdonmukaisuus. Eri kanavat, kuten vähittäiskauppa ja yritykset, mainostavat eri osastoja voivat jakaa markkinointitietoja keskenään. Omien kampanjoidensa suunnittelun sijaan he voivat jakaa tietoja varmistaen, että mainoselementit pysyvät samoina eri kanavissa. Tämä johdonmukaisuus parantaa tuotetietoisuutta, jos kuluttaja kohtaa tuotteen tutun kanavan ulkopuolella.