Työnkulun hallinta on järjestelmä, joka valvoo tietojen, asiakirjojen ja tehtävien siirtämistä yrityksen työntekijältä tai koneelta toiselle. Tämän järjestelmän asianmukaisen käytön ansiosta jokainen näistä työntekijöistä tai koneista siirtää työn eteenpäin ennalta määrätyn menettelyn mukaisesti. Tekniikan kehittyessä paljon työnkulun hallintaa on automatisoitu ja prosessi sujuu paljon erikoisohjelmistojen avulla.
Työnkulun asianmukainen hallinta on tärkeä osa liiketoimintaa useista syistä. Työnkulun hallinnan ensisijainen etu on parantunut tehokkuus liiketoiminnassa. Automatisoimalla monia liiketoiminnan prosesseja ja luomalla menettely, jota noudatetaan jatkuvasti, tarpeettomat vaiheet eliminoidaan ja jokainen tiimin jäsen on täysin tietoinen velvollisuuksistaan.
Tämä menetelmä helpottaa myös työntekijöiden ja koneiden suorituskyvyn seurantaa. Kun ketjun lenkki katkeaa, on helppo palata taaksepäin ja määrittää, missä tämä tapahtui. Lisäksi työnkulun hallinnan tarkoituksena on standardoida työmenetelmät ja varmistaa, että jokainen samalla tasolla työskentelevä työntekijä suorittaa saman tehtävän.
Se parantaa myös asiakaspalvelua. Tarjoamalla johdonmukaisen tuotteen tai palvelun, joka on ennustettavissa kaikilla tasoilla, työnkulun hallinta mahdollistaa sen, että asiakas tuntee olevansa täysin mukana koko prosessissa ja pystyy saamaan vastaukset tärkeisiin kysymyksiin ajoissa. Tämä puolestaan voi lisätä yrityksen voittoja, kun tyytyväiset asiakkaat tulevat takaisin toistamaan liiketoimintaa.
Työnkulun hallinta auttaa myös yrityksiä löytämään tapoja parantaa tuotanto- tai palveluprosessiaan. Virtaviivaistamalla kunkin työntekijän vastuuta ja selkeyttämällä jokaisen työntekijän ja koneen roolia prosessissa, yritys voi helpommin määrittää, missä parannuksia voidaan tehdä tehokkuuden lisäämiseksi ja tuotteen tai palvelun laadun parantamiseksi.
Käyttämällä erikoistuneita työnkulkuohjelmistoja yritykset nauttivat myös suuremmasta joustavuudesta. Seuraamalla prosesseja ohjelmistolla ja syöttämällä erilaisia vaihtoehtoisia skenaarioita yritys voi helpommin määrittää toteuttamiskelpoisia parannusvaihtoehtoja. Lisäksi ohjelmistoa voidaan käyttää tutkimaan yhtä pientä työnkulun tai työnkulun osaa koko yrityksessä. Tämä on erityisen hyödyllistä suurille yrityksille, joilla voi olla useita tehtaita tai toimistoja ympäri maata tai maailmaa.