Työnkulun hallintajärjestelmä on tietokonejärjestelmä, jonka tarkoituksena on auttaa luomaan, ylläpitämään ja tallentamaan tietoja työnkulun osista. Tällaisen järjestelmän tarkoituksena on auttaa luomaan raportteja ja muuta hyödyllistä tietoa, joka voi parantaa työnkulkua ja parantaa tuottavuutta korostamalla asioita, jotka voisivat siirtyä nopeammin, ja alueita, joilla tehokkuutta voitaisiin lisätä. Työnkulun hallinta on melko uusi käsite työmaailmassa. Pohjimmiltaan työnkulun hallinta on ajatus, että hallitsemalla tietojen, asiakirjojen, liidien ja muiden työhön liittyvien kohteiden etenemistä voidaan prosessia virtaviivaistaa ja kaikki prosessin epäonnistumiset dokumentoida helposti.
Työnkulun hallintajärjestelmiä käytetään monista syistä nykypäivän liiketoimintaympäristössä. Yksi tärkein syy työnkulun hallintajärjestelmän käytön lisääntymiseen ja noudattamiseen on se, että järjestelmää voidaan käyttää työntekijöiden suorituskyvyn seuraamiseen. Tallentamalla kaiken työnkulun hallintajärjestelmään, jos ongelma ilmenee myöhemmin, on helppo nähdä, mistä ongelma on peräisin, ja ryhtyä tarvittaviin toimiin. Tällä tavoin voidaan vahvistaa, että jokainen työntekijä tekee työnsä kunnolla ja oikea -aikaisesti; työntekijät voidaan myös saattaa vastuuseen työstä, jota ei ole suoritettu ajoissa tai joka on suoritettu väärin.
Toinen työnkulun hallintajärjestelmän käyttö on avustaa asiakaspalveluprosessia. Tähän tarkoitukseen käytettäviä työnkulun hallintajärjestelmiä kutsutaan usein asiakassuhteiden hallintajärjestelmiksi tai CRM -järjestelmiksi. CRM: t auttavat asiakaspalvelua varmistamalla, että asiakaspalvelutyöntekijöillä on pääsy yksityiskohtaiseen tietueeseen kaikesta, mitä on tehty auttamaan asiakasta valituksen tekemisessä. Nämä järjestelmät seuraavat myös jokaista yhteydenottoa asiakkaan kanssa, niin että todiste siitä, kuka puhui kenelle, löytyy mahdollisista ongelmista. CRM: stä on hyötyä myös markkinoinnissa asiakkaille milloin tahansa CRM: ää käyttävä yritys katsoo sopivaksi.
Tällaiset järjestelmät voivat myös parantaa tuottavuutta ja tuotantoa tehdasympäristöissä. Kun pystymme seuraamaan tuotantoprosessia raaka -aineesta valmiiseen tuotteeseen käyttämällä työnkulun hallintajärjestelmää, on paljon helpompi tunnistaa pullonkaulat tuotantosyklissä. Tehottomien prosessien tunnistaminen, jotka aiheuttavat viivästyksiä tai ylimääräistä työtä ja kustannuksia, voi myös olla helpompaa. Työnkulun hallintajärjestelmän käyttö voi siten olla hyvä tapa parantaa tuottavuutta, vastuullisuutta ja asiakassuhteita missä tahansa yrityksessä.