Työnkulun moottori on tietokoneversio prosessikaaviosta. Kuten voisi laatia kaavion havainnollistamaan työtehtävän tai -toiminnon suorittamiseen tarvittavia vaiheita, työnkulun moottori on tietokoneen tapa seurata työprosessin vaiheita. Yritykset käyttävät yleensä työnkulun moottoreita työprosessien automatisoimiseksi.
Jos yritys esimerkiksi myy tiettyä tuotetta, yrityksen henkilö kartoittaa myyntiprosessin vaiheet, ja prosessi voi alkaa, kun asiakas vastaanottaa yritykseltä suoran postin. Seuraava prosessi olisi, että vastaanottaja soittaa saadakseen lisätietoja. Sitten myyntiedustaja soitti asiakkaalle takaisin tai puhui asiakkaalle puhelun aikana. Seuraava askel on, että asiakas tekee tilauksen tai menee yrityksen verkkosivustolle tilaamaan, ja prosessin viimeinen osa saattaa olla se, kun yritys lähettää asiakkaalle kupongin saadakseen alennuksen seuraavasta ostoksestaan. Nämä tiedot syötettäisiin työnkulun moottoriin, jotta automatisoidaan tehtävien jakaminen yrityksen eri työntekijöille tai varoitetaan yhtä työntekijää seuraavista toimenpiteistä.
Nämä työntekijät eivät käytä työnkulun moottoria, vaan he käyttävät ohjelmistoa, joka on yhteensopiva työnkulun moottorin kanssa. Tietokoneohjelmoija ja prosessisuunnittelija osallistuisi työnkulun moottorin luomiseen. Kun tietokoneohjelmoija kehittää työnkulun moottoria, keskitytään prosessin vaiheiden toteutumiseen. Työnkulun moottorin luomiseen osallistuva prosessisuunnittelija on kiinnostunut seuraavasta vaiheesta tai siitä, mitä edellisen vaiheen seurauksena tapahtuu.
Tyypillisesti prosessisuunnittelija on joku, joka työskentelee alalla, kuten kehityspäällikkö tai liiketoiminta -analyytikko. Työnkulun moottorin ensisijainen tarkoitus on automatisoida prosesseja ja nopeuttaa prosessia. Esimerkiksi tilanteessa, jossa kyse on myyntiprosessista, työnkulun moottorin käytön perimmäisenä tavoitteena on nopeuttaa prosessia siitä hetkestä, kun asiakas saa tiedon tuotteesta tai palvelusta ostopäivään.