Työnkulun prosessi on vaiheiden sarja, jota käytetään asiakirjan, työtilauksen tai tiedon käsittelyyn organisaation kautta. Jotta vaiheet voidaan määritellä työnkulun prosessiksi, niiden on oltava toistettavissa pienillä muutoksilla. Niiden on palveltava tiettyä tarkoitusta käyttäen standardoitua syöttö- ja tulostusmateriaalia. Termiä käytetään myös ohjelmointimaailmassa ilmaisemaan koodia, joka suoritetaan tietyn tehtävän sarjan suorittamiseksi tietyssä järjestyksessä.
Kokoonpanolinja oli varhaisin esimerkki työnkulun prosessista. Ota yritys, joka rakentaa polkupyöriä. Yksi tehtaan työntekijä voi olla vastuussa kehysten hitsaamisesta, seuraava voi maalata ne, toinen asentaa istuimen ja niin edelleen. Polkupyörä on rakennettu useilla portailla.
Jokainen tiimin jäsen tuntee tehtävänsä ja tekee sen samassa järjestyksessä joka kerta. Polkupyörän istuinta ei koskaan asenneta ennen kuin polkupyörä on maalattu. Työntekijät seuraavat työnkulkua, joten samaa polkupyörää valmistetaan kerta toisensa jälkeen ilman suuria muutoksia laadussa tai tuotannon nopeudessa.
Jokainen työnkulun vaihe voidaan jakaa kolmeen eri osaan. Ensimmäinen on syöttö. Tämä ei koske vain fyysistä materiaalia – polkupyörää -, joka kulkee askel askeleelta, vaan myös tietoa, energiaa ja muita tarvikkeita, jotka ovat tarpeen tehtävän suorittamiseksi. Polkupyöräprosessin maalausvaiheessa syöttö voi olla maali, airbrush -pistooli ja suunnittelumalli.
Toinen osa on algoritmi, joka on ohjeet tietyn vaiheen suorittamiseen. Esimerkiksi polkupyörämaalari voidaan ohjeistaa maalaamaan punainen pohjalakka ja lisäämään sitten musta koriste. Algoritmin voivat suorittaa joko ihmiset tai tietokoneet.
Lopuksi tulos on materiaali ja tiedot, jotka syntyvät algoritmin suorittamisesta syötteen avulla. Tulos siirretään työnkulun seuraavaan vaiheeseen.
Tietokoneistettu työnkulku toimii kuin manuaalinen työnkulku, paitsi että tietokone siirtää tulokset automaattisesti seuraavaan vaiheeseen. Tietokoneistettuja työnkulun prosesseja käytetään lähes aina asiakirjojen siirtämiseen organisaation läpi. Yritys voi esimerkiksi perustaa tietokoneistetun työnkulun varmistaakseen, että jokainen työtilaus käsitellään samalla tavalla. Työnkulun vaiheet voidaan järjestää uudelleen tai optimoida siirtämällä koodilohkoja sen sijaan, että kirjoittaisimme kokonaan uuden ohjelman.