Työnkulkutietokanta on paikka luoda, tarkistaa ja edistää järjestelmän osia. Sitä käytetään yleensä useiden käyttäjien projektin hallintaan jaetussa virtuaalisessa työtilassa tai keskitetyssä työkalussa. Kun tieto tai asiakirja luodaan ja se kulkee kehitys- ja hyväksymisjärjestelmän läpi ennen toimitusta asiakkaalle, työnkulkutietokanta voi olla erityisen hyödyllinen tehtävien jakamisen hallinnassa ja määräaikojen seurannassa kussakin vaiheessa.
Yleisesti ottaen tietokanta voi olla tietojen säilytyspaikka. Olipa data monta pientä informaatiota, jotka yhdistetään suuremmaksi järjestelmäksi, vai onko se suuri kehitys, joka vaatii useita syötteitä, työnkulkutietokanta tarjoaa keinon vuorovaikutukseen tietojen kanssa. Joskus tietokanta on työkalu vain tiedonhakuun, mutta kun sitä käytetään työnkulkuun, siitä voi tulla yrityksen tai projektin tärkein tila.
Työnkulun tietokannassa tehtävien suorittaminen alkaa usein projektien tarpeiden arvioinnista, tiettyjen toimintojen käyttöä tarvitsevien tunnistamisesta ja varsinaisen tietokannan luomisesta. Yleensä kaikki perinteiset työnkulkujärjestelmät, joita yrityksellä on käytössä, voidaan siirtää tietokonealustaan. Jos esimerkiksi laitteiston suunnittelupiirustus tai ohjelmisto on luotu yksittäiselle henkilökohtaiselle tietokoneelle ja sijoitettu sitten jaettuun paikkaan yritysverkossa, työnkulkutietokannassa, sama piirustus voidaan luoda ja sijoittaa samankaltaiselle työalueelle osakekurssi. Ne, joilla on lupa kirjautua alueelle, voivat tarkastella tai käsitellä piirustusta.
Kun tieto liikkuu järjestelmän läpi lisäyksiä ja parannuksia varten ja usein integroimiseksi suurempaan tuotteeseen, työnkulun tietokantaa voidaan käyttää kappaleen siirtämiseen. Keskuslokero tai kansio voi sisältää käyttäjien nimiä, joilla kullakin on tehtävä tehtävä tuotteen valmistumisen yhteydessä. Kun tiedot on käynnistetty, ne voidaan tarkistaa takaisin työnkulun pääalueelle ja nimetä seuraavalle henkilölle, joka käsittelee niitä. Tämä henkilö tai osasto tekee tarvittavat päivitykset ja tarkistaa tiedot seuraavalle työntekijälle osoitettavaksi, joka voi sitten hyväksyä tiedot ja sijoittaa ne toiselle tietokannan alueelle.
Yleisenä järjestelmänä työnkulun tietokantaa voidaan käyttää alkion ensimmäisen version tai iteraation luomiseen, ja se voi viedä kohteen loppuun asti allekirjoituksen hyväksymisprosessiin. Työnkulun pääorganisaatiorakenteen tarkastelu voi näyttää samanlaisen erittelyn kuin paperinen yhteenveto ja yleiskatsaus projektista. Kehitysvaiheet, toimitusajat yrityksen sisällä ja asiakkaille sekä vastuuhenkilöt valmistusvaiheissa muodostavat usein työnkulkutietokannan etusivun käyttöliittymän. Yksittäiset käyttäjät saavat sitten ilmoituksia tai etsivät tehtäviä tietokoneeltansa, jotta he voivat hakea työtä ja suorittaa tehtävät kohti yhteistä työtavoitetta.