Työnkulun valvonta on eräänlainen ohjelmisto, joka näyttää tietoja työnkulun toiminnan tilasta yrityksessä tai organisaatiossa. Työnkulku on termi, jota käytetään kuvaamaan valmistuvan työn edistymistä. Työnkulku on usein suunniteltu useilla tehtävillä tai prosesseilla, jotka vaikuttavat lopputulokseen. Järjestelmä, joka valvoo työnkulkua, voi tarjota monenlaisia etuja organisaatioiden ylläpitäjille ja yrityskäyttäjille, esimerkiksi mitata todellista tehdyn työn määrää sekä projektin yleistä edistymistä ja tuottavuutta.
Tuottavuuden seuranta on yksi tärkeimmistä syistä, miksi organisaatiot tai yritykset käyttävät työnkulkujärjestelmiä. Tuottavuus ja resurssienhallinta ovat elintärkeitä liike -elämässä. Työkalu, joka voi antaa käsityksen työnkulusta ja analyysin siitä, miten työ tehdään, voi vaikuttaa minkä tahansa yrityksen menestykseen. Tietojen kerääminen, lajittelu ja kokoaminen ovat työnkulun valvontalaitteiden etuja. Järjestelmän käyttäminen tietojen keräämiseen ja tulkitsemiseen ei ainoastaan poista inhimillisten virheiden mahdollisuutta prosessista, vaan säästää aikaa ja parantaa tehokkuutta.
Työnkulun valvonta voidaan määrittää vastaamaan yrityksen erityistarpeita, kuten raporttien tai tuottavuuden mittaamista. Useimmilla ohjelmilla on seurantatietokanta, joka on suunniteltu tunnistamaan ja keräämään liiketoiminnan tarvitsemat tiedot. Työnkulun seurannan avulla käyttäjät voivat tarkastella tietokannan tunnistamia tiettyjä työprosesseja koskevia tietoja. Nämä työprosessit näytetään sitten näytöllä, jolloin käyttäjä voi seurata tärkeitä työnkulun toimintoja eri liiketoiminta -alueilla. Ajat, tiedonkulku ja prosessin tehokkuus ovat kaikki asioita, joita voidaan mitata tämän tyyppisellä valvontajärjestelmällä.
Monet olennaiset datatoiminnot ovat mahdollisia työnkulun valvonnan avulla. Muussa tapauksessa näitä toimintoja olisi seurattava käsin. Työnkulun valvonta voi näyttää lokit kaikista tunnistetuista tapahtumista tai liiketoimintaprosesseista. Monitori voi kerätä tietoja analysointia varten ja koota olennaisia liiketoimintatietoja valmistautuakseen liiketoiminnan muutoksiin tai laatuarviointeihin.
Työnkulun valvonta tarjoaa myös erilaisia erikoistuneita raportointityökaluja ja ohjelmistopaketteja, jotka voidaan räätälöidä ja lisätä järjestelmään liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Yksi esimerkki tästä on tietyn tehtävän suorittamiseen kuluvan ajan seuranta tai työntekijöiden tuottavuuden seuraaminen tuotantolinjalla. Työnkulun seurannan avulla voidaan myös asettaa hälytyksiä, jotta voidaan havaita tietyt olosuhteet, jotka voivat heikentää tuottavuutta. Asettamalla hälytyksiä yritys voi olla ennakoiva etsimään ja korjaamaan mahdollisia prosesseihin tai tuottavuuteen liittyviä ongelmia.