Pöytätietojen jakaminen on online -tekniikka, joka mahdollistaa pääsyn tietokoneen työpöydälle etäältä. Joissakin sovelluksissa käyttäjä voi hallita etätietokonetta käyttämällä kaikkia kiintolevyllä olevia resursseja. Hieman erilainen sovellus mahdollistaa etäkäyttäjien nähdä työpöydän ja tarkkailla mitä tapahtuu, mutta ei kykyä hallita itse työpöytää.
Perustietokoneiden jakamisen ansiosta liikematkustajat voivat käyttää Internetiä päästäkseen käsiksi pöytätietokoneeseen toimistossa. Prosessi vaatii ohjelmiston, joka on ladattu tietokoneen kiintolevylle lopetuskohdassa. Käyttämällä etätietokonetta tai muuta tietokonetta navigoidaksesi tiettyyn verkko -osoitteeseen, joka toimii pääsyportaalina, on mahdollista käyttää kirjautumistietoja työpöydälle. Sieltä käyttäjä voi päästä mihin tahansa järjestelmän toimintoihin, jolloin on mahdollista noutaa asiakirjoja, tarkistaa sähköpostit ja yleensä tehdä mitä tahansa, jos käyttäjä todella istuisi työpöytäjärjestelmän edessä.
Tämäntyyppinen multimediaviestintä on osoittautunut erittäin hyödylliseksi liiketoimintatyökaluksi. Etäkäytön avulla voit noutaa helposti esityksiä, laskentataulukoita ja muita asiakirjoja. Asiakirjojen katselun lisäksi etäkäyttäjä voi myös avata sähköpostiohjelman, liittää tarvittavan asiakirjan ja lähettää sen mihin tahansa haluamaasi sähköpostiosoitteeseen. Mitä tulee myyntihenkilöstön ja muiden matkustavien henkilöiden sallimiseen, tämä kyky noutaa asiakirjoja mistä tahansa eliminoi hätäkuriiripalveluihin liittyvät kustannukset ja mahdollistaa myös ammattilaisten helpomman toimimisen poissa toimistosta.
Yksi nykyaikaisen työpöydän jakamisen yleinen sovellus löytyy verkkoneuvotteluista. Monien verkkoneuvottelutyökalujen avulla konferenssin moderaattori voi jakaa työpöydänsä muiden kanssa konferenssiin osallistuvien kanssa Internetin kautta. Tämä auttaa välttämään tarvetta ladata erityyppisiä sähköisiä asiakirjoja palvelimelle ja antaa osallistujille pääsy ja ladata nämä asiakirjat ennen kokousta. Koska osallistujat katsovat etätyöpöytää moderaattorin valvonnassa, ei ole välttämätöntä, että heillä on ohjelmisto, jonka avulla he voivat avata tällaiset asiakirjat, mikä voi olla erityisen tärkeää kansainvälisissä liiketoiminnoissa.
Joidenkin työpöydän jakamistyökalujen avulla verkkoneuvottelun moderaattori voi myös sallia etäyhteistyön siirtämällä työpöydän hallinnan toiselle konferenssin osallistujalle. Tästä voi olla hyötyä, kun useat ihmiset eri maantieteellisistä sijainneista työskentelevät yhdessä ehdotuksen tekstin parissa tai luovat jonkinlaista esitystä tulevaa tapahtumaa varten. Tämäntyyppiset työkalut on yleensä konfiguroitu siten, että valvoja voi saada työpöydän hallinnan halutessaan ja milloin tahansa.
Nykyään on olemassa ilmaisia työpöydän jakamistyökaluja sekä maksullisia ohjelmia. Ilmaiset vaihtoehdot ovat yleensä rajallisia toiminnoissaan, kun taas maksulliset ohjelmat tarjoavat laajan valikoiman ominaisuuksia, jotka parantavat työkalun yleistä toimintaa. Monet maksullisista työpöydän jakamisohjelmista ovat erittäin edullisia, mikä helpottaa sekä yksilöiden että yritysten työkalujen käyttöä.