Työpöytäneuvotteluilla tarkoitetaan videoneuvotteluja, jotka suoritetaan henkilökohtaiselta tietokoneelta (PC). Videoneuvotteluilla tarkoitetaan kommunikointia toisen henkilön kanssa käyttämällä ääni- ja videosyötteitä, joiden avulla konferenssin osallistujat voivat nähdä ja kuulla muita osallistujia. Tätä tekniikkaa käytetään valtion virastoissa, kouluissa ja yksityisissä yrityksissä helpottamaan tapaamisten ajoittamista ihmisten kanssa, jotka eivät pystyisi fyysisesti osallistumaan. Pöytäkonferensseihin voi osallistua ryhmä ihmisiä, jotka pitävät konferenssin ja käyttävät pöytätietokoneita kommunikoidakseen ulkopuolisten työntekijöiden kanssa, tai se voi olla yhtä pieni kuin kahden työtoverin välinen neuvottelu, kumpikin erillisellä tietokoneella. Laitteisto ja ohjelmisto, joita käyttäjä tarvitsee työpöytäneuvottelujen aloittamiseen, on perus, ja se vaatii yleensä vain verkkokameran, mikrofonin ja ilmaisen tai halvan videoneuvotteluohjelman.
Videoneuvottelun järjestämistä Internetissä kutsutaan verkkoneuvotteluksi, joka voi viitata pöytäkonferenssiin tai videoneuvotteluun Internetin välityksellä kokoushuoneessa. Pöytäkonferenssien ohjelmistot vaihtelevat ilmaisista perusohjelmista kalliimpiin erityisesti yrityksille suunniteltuihin videoneuvotteluohjelmiin. Liiketoiminnan videoneuvotteluohjelmat käyttävät usein huippuluokan video- ja äänilaitteistoa kuin ilmainen web-neuvotteluohjelmisto. Ohjelmistoja, joita voidaan käyttää työpöytäneuvotteluissa, ovat Skype®, WebEX®, iVisit® ja Google Voice and Video chat®.
Verkkoneuvottelut voivat olla käteviä, koska niiden avulla ihmiset, jotka ovat suuresti eri maantieteellisissä sijainneissa, voivat muodostaa video- ja äänikontakteja toisiinsa. Yksi pöytäkonferenssien eduista on, että se tarjoaa PC-käyttäjälle edullisen tavan keskustella kasvokkain ystävien, perheen tai liikekumppaneiden kanssa, mikä voi olla henkilökohtaisempaa kuin puhelin. Pöytäkonferenssit mahdollistavat myös visuaalisten apuvälineiden ja eleiden käytön kommunikointiin. Yksi työpöydän videoneuvottelun haittapuoli on, että tekniset ongelmat, kuten Internet -yhteysongelmat ja tietokoneen häiriöt, voivat keskeyttää videoneuvottelun. Langallisen Internet -yhteyden käyttäminen langattoman yhteyden sijaan voi auttaa lievittämään joitain videoneuvotteluihin liittyviä yhteysongelmia.
Videoneuvottelut tietokoneella keskittyvät yleensä verkkokameran käyttöön. Verkkokamera on videokamera, joka muodostaa yhteyden tietokoneeseen, yleensä USB -pistokkeen avulla. Verkkokamerat on usein varustettu sisäänrakennetuilla mikrofoneilla, mutta jotkut käyttäjät pitävät kameraan kiinnitettyä mikrofonia liian rajoittavana liikkeen ja äänenlaadun suhteen. Pöytäkonferenssikäyttäjällä on myös oltava yhteys siihen videoneuvottelupalveluun, jota hän haluaa käyttää. Useimmissa tapauksissa kaikilla verkkoneuvotteluun osallistujilla on oltava sama videoneuvotteluohjelmisto kuin muulla ryhmällä.