Ulkopuolinen varmuuskopiointi kuulostaa tältä: Sinulla on varmuuskopioitu data, joka ei ole lähellä päätoimipaikkaasi. Osa tai kaikki tietokoneesta tietokoneeseen päivittäin kulkevat tiedot tallennetaan myös palvelimelle, joka on fyysisesti kaukana toimistostasi. Näin et menetä katastrofin sattuessa kaikkia tärkeitä tietojasi.
Voit hallita sitä, kuinka usein tietosi lähetetään ulkopuoliselle varmuuskopiolle. Useimmat yritykset tekevät varmuuskopion tiedoistaan päivittäin tai viikoittain riippuen siitä, kuinka paljon dataa he käyttävät päivittäin tai viikoittain. Jotkut yritykset, erityisesti suuret rahoituslaitokset, voivat tehdä useita virtuaalisia tai fyysisiä matkoja varmuuskopioon päivittäin.
Ulkopuolinen varmuuskopiointi voi tapahtua useissa muodoissa. Yksi yleisimmistä on tietojen tallennuslaite. Tämä voi olla niin suuri kuin tarvitset, jotta voit tallentaa kaikki tiedot, jotka haluat varmuuskopioida. Et ehkä halua, että kaikki tietosi varmuuskopioidaan koko ajan.
Tietojen tallennuslaitteet sisältävät yleensä tietojen tallennuslaitteita. Ne voivat olla yhtä yksinkertaisia kuin magneettinauhat, CD- tai DVD -levyt tai monimutkaisia kuin dataa täynnä olevat keskusyksiköt. Kannettaville tallennuslaitteille, kuten nauhoille tai levyille, tallennetut tiedot lähetetään yleensä manuaalisesti ja kuljetetaan käsin ulkopuoliselle varmuuskopiolle. Keskusyksiköihin tallennetut tiedot voidaan lähettää myös tällä tavalla, mutta ne lähetetään todennäköisemmin sähköisesti joko yrityksesi oman verkon tai suojatun Internet -yhteyden kautta.
Saatavilla on ohjelmisto, joka helpottaa ulkopuolista varmuuskopiointia. Tämä ohjelmisto on yleensä muokattavissa, joten voit täyttää yrityksesi erityistarpeet. Ohjelmistosovellukset voidaan yleensä myös asettaa suorittamaan tietojen varmuuskopiointi automaattisesti, säännöllisin väliajoin, jotka asetat, joten varmuuskopiointi vie niin vähän aikaa kuin haluat.
Ulkopuolista varmuuskopiointia eivät käytä vain yritykset. Yksilöt käyttävät myös ulkopuolista varmuuskopiota. Tiedot, jotka haluat suojata talollesi tai perheellesi, voidaan siirtää varmuuskopiointilaitokseen käyttämällä edellä kuvattuja menetelmiä. Ideana on myös varmistaa, että sinulla on useampi kuin yksi kopio arkaluonteisimmista tiedoistasi.