Tyypillinen konferenssi voi kestää yli viikonlopun tai ehkä jopa viikon. Sillä on yleensä asetettu esityslista, vierailevat puhujat, esittelijät ja mahdollisuudet foorumikeskusteluihin. Jos osallistut tällaiseen konferenssiin, ellet esittele, ensisijainen roolisi on kuunnella luentoja tai katsella esityksiä ja ehkä osallistua keskusteluun, joka liittyy konferenssin tai tiettyjen luentojen ja esitysten aiheeseen. Konferenssi-illat on yleensä omistettu seurustelulle, jolloin ihmiset voivat tavata muita samanhenkisiä ihmisiä paljon vapaamuotoisemmin. Tämä konferenssimenetelmä eroaa suuresti neuvottelukyvyttömyydestä, jota käytettiin ensimmäisen kerran vuonna 1998 XML -kehittäjien kokoontumiseen, joka ottaisi täysin eri muodon.
Konkreettisen asialistan sijaan osallistujien odotetaan osallistuvan tapahtumaan paljon aktiivisemmin. Heidän on asetettava esityslista konferenssin ensimmäisenä päivänä, oltava valmiita pitämään omat esityksensä ja olemaan valmiita keskustelemaan, puolustamaan tai työskentelemään ideoillaan tietyllä alalla. Tähän mennessä useimmat neuvottelutyypit on pidetty niin sanotussa “nörttiyhteisössä”, tietokone- ja tekniikkaohjelmoijien ja ammattilaisten ryhmässä. Vaikka konferenssin ajat, sijainti ja ehkä vuorokaudenajat voidaan asettaa etukäteen, käytännössä mikään muu ei ole, mikä on monille ihmisille huomattava helpotus ja etu.
Kun vapaamuotoinen konferenssi alkaa, ihmiset kirjoittavat asioita, joista he haluavat keskustella, tai asioita, joita he haluavat esitellä. Sitten päätetään viikonlopun esityslista, yleensä pienellä ryhmäkeskustelulla on merkittävä tauko. Jotkut ihmiset lähettävät ideoita, joista he saattavat pitää neuvotteluissa etukäteen Internetissä. Toiset ovat luonteeltaan paljon vapaamuotoisempia. Monet ihmiset väittävät, että kun olet käyttänyt neuvottelumenetelmiä, et halua enää koskaan osallistua perinteiseen konferenssiin. Toiset taas ottavat tasapainoisemman lähestymistavan ja näkevät sekä perinnekonferenssin että neuvottelujen tärkeitä sovelluksia.
Konferensseihin voi liittyä tiettyjä sääntöjä. Näiden joukossa on hyvin yleinen kahden jalan laki. Pohjimmiltaan tämä sääntö toteaa, että ihmisten, jotka eivät opi tai osallistuvat keskusteluun, on löydettävä keskustelu, josta he voivat oppia ottamalla ”jalat” muualle. Konferenssiin liittyy tiettyjä termejä. Esimerkiksi kimalaiset tai ristipölyttäjät voivat lentää ryhmästä ryhmään levittämällä keskusteluideoita.
Monet konferenssit käyttävät konferenssien järjestämiseen niin kutsuttua avoimen avaruuden tekniikkaa (OST). Tekniikka on hieman harhaanjohtavaa, ja se tarkoittaa yksinkertaisesti menetelmää vapaamuotoisen konferenssin suorittamiseksi. OST alkaa kahden jalan lailla ja päättyy enemmän buddhalaisiin periaatteisiin. Esimerkiksi ihmiset hyväksyvät sen, että osallistujat ovat juuri niitä, joiden pitäisi osallistua, että kaiken, mitä konferenssissa tapahtuu, olisi pitänyt tapahtua, että kokoukset alkavat oikeaan aikaan, joka on aina kun se alkaa, ja päättyvät myös oikeaan aikaan, kun se on ohi. Kun ihmiset omaksuvat OST-asenteet, syntyy vapaata avoimuutta, jonka tarkoituksena on auttaa ihmisiä olemaan paras ja kirkkain itsensä.
Yksi suosituimmista kokouksista on Foo Camp, mutta se eroaa hieman muista konferenssityypeistä, koska se on vain kutsusta. OST -konferenssit ovat yleensä avoimia kaikille, jotka haluavat osallistua, mutta voivat asettaa rajoituksen osallistuvien henkilöiden kokonaismäärälle. Monet ehdottavat, että jos haluat tavata alan suurimpia nimiä, yritä etsiä neuvottelukykyä osallistuaksesi. Nämä vähemmän muodolliset tapahtumat, jotka ovat yleensä paljon halvempia, houkuttelevat usein jokaisen alan suuria mieliä, koska niihin osallistuminen voi olla paljon mielenkiintoisempaa kuin tavallinen konferenssi. Ainakin aiheita ei ole ennalta määrätty, mikä luo arvaamattomia ja tuntemattomia mahdollisuuksia oppimiseen.