Sopimus on oikeudellisesti sitova sopimus. Vaatimussopimus on siis oikeudellisesti sitova sopimus, jossa käsitellään vaatimuksia, joita toisella osapuolella voi olla toisen osapuolen tarjoamista tuotteista tai palveluista. Sopimus sisältää yleensä sen, että toimittaja tarjoaa rajoittamattoman määrän ja ostaja suostuu ostamaan vain yhdestä lähteestä.
Sopimusehdot ovat usein hyvin tarkkoja. Esimerkiksi määrä on yleensä erittäin tärkeä osa kaupallisia sopimuksia. Vaatimussopimuksessa näin ei kuitenkaan ole. Useimmat vaatimussopimukset eivät koske mitään erityisiä määriä. Sen sijaan näissä sopimuksissa keskitytään enemmän tarpeeseen ja saatavuuteen.
Vaatimussopimus tehdään yleensä ostajan ja toimittajan välillä. Tällainen sopimus vaatii yleensä toimittajan toimittamaan määrittelemättömän määrän tuotetta tai palvelua. Tämän määrän pitäisi riittää ostajan tarpeisiin. Koska toimittaja suostuu vastaamaan ostajan tarpeisiin, ostaja on yleensä kielletty käyttämästä muita toimittajia.
Luettelopuhelukeskuksen tarpeet voivat auttaa havainnollistamaan vaatimussopimuksen toimintaa. XYZ -koruyritys voi yleensä saada enemmän puhelintilauksia kuin sen henkilökunta voi käsitellä. Tämän ongelman ratkaisemiseksi XYZ voi allekirjoittaa sopimuksen Hello Call Centerin kanssa kaikkien ylivuotopuheluiden käsittelemiseksi. Hello Call Center voi sopia ja rajoittaa XYZ: tä lähettämästä puheluita muihin puhelinkeskuksiin.
On tärkeää huomata, että määritettyjen määrien puute voi aiheuttaa riskin toimittajille. Tämä johtuu siitä, että toimittaja voi ylläpitää tiettyjä tuotteen varastoja ostajan tilauksia odotellessa. Ostaja on kuitenkin velvollinen ostamaan vain sen, mitä hän tarvitsee. Se ei ehkä voi olla mitään. Myös ostajille on olemassa tietty riski. Sitoutumalla yhteen toimittajaan ostaja voi hävitä kilpailukykyisemmistä tarjouksista.
Sekä ostaja että myyjä voivat kuitenkin hyötyä vaatimussopimuksesta. Toimittaja hyötyy, koska hän saa yksinomaisen asiakkaan. Ostaja voi hyötyä, koska hänen ei tarvitse olla tekemisissä useiden toimittajien kanssa yhdestä tuotteesta tai palvelusta. Ostajan ei myöskään tarvitse huolehtia siitä, täytetäänkö hänen vaatimukset.
Yksityiskohtien puute voi saada henkilön uskomaan, että vaatimussopimus ei ole täytäntöönpanokelpoinen tuomioistuimessa. Tämä ei ole totta. Useimmissa tapauksissa kumpikin osapuoli voi rikkoa sopimusta ja olla oikeudessa.
Toimittajaa voidaan esimerkiksi haastaa oikeuteen, jos ostaja yrittää tehdä tilauksen, joka hylätään, koska toimittajalla ei ole sovittuja tuotteita. Ostajaa voidaan haastaa oikeuteen, jos toimittaja huomaa, että ostaja on ostanut sopimuksen muualta. Molemmissa tapauksissa on mahdollista määrätä rahallinen korjaustoimenpide.