Toimintatodistus on asiakirja, jossa luetellaan yrityksen virkamiehet ja heidän asemansa. Tällaiset asiakirjat valmistavat yleensä yrityksen sihteerit, ja lain mukaan ne on asetettava yleisön saataville. Ihmiset, jotka haluavat tietoja yrityksen vakiintuneista toimijoista, voivat pyytää sihteeriltä jäljennöksen vakiintuneesta todistuksesta. Nämä tiedot päivitetään tarpeen mukaan yrityksen uudelleenjärjestelyn huomioon ottamiseksi, ja ne toimitetaan myös viranomaisille, jotta he pysyvät ajan tasalla yrityksen toiminnasta.
Termiä “vakiintunut”, joka tarkoittaa “viranhaltijaa”, käytetään usein politiikassa, mutta se viittaa myös yrityksen virkamiehiin, kuten presidenttiin, talousjohtajaan ja toimitusjohtajaan. Yrityksen organisaatiorakenne voi vaihdella, minkä vuoksi vakiintuneet tehtävät eivät ole aina yhdenmukaisia eivätkä työtehtävät välttämättä ole yhdenmukaisia kahden saman yrityksen eri henkilöiden välillä.
Yrityssihteerit ovat vastuussa yritysasiakirjojen ylläpidosta. Tämä kirjanpito on yleensä lakisääteistä, ja sihteerin työ tukee muiden virkamiesten työtä, joiden on toimitettava oikeudelliset asiakirjat ja annettava tietoja yrityksen historiallisista tapahtumista. Tapauksissa, joissa sihteeriä pidetään vakiintuneena, voi olla tarpeen, että toinen virkamies allekirjoittaa vastuuvapaustodistuksen, jotta se olisi voimassa. Muussa tapauksessa sihteerin allekirjoitus on ainoa asiakirja.
Toimintatodistuksessa luetellaan vain nimet ja virkanimet ilman muita henkilökohtaisia tietoja. Kuten muutkin julkiset hakemukset, se edistää läpinäkyvyyttä antamalla tietoa siitä, miten yritys on organisoitu ja suoritettu, helposti saatavilla olevien yleisön saataville. Tämä voi sisältää osakkeenomistajia sekä muita yrityksiä ja ihmisiä, jotka ovat huolissaan siitä, miten yritys harjoittaa liiketoimintaa. Uudelleenjärjestelyn tai uuden palkkauksen sattuessa ihmiset voivat pyytää uutta jäljennöstä vakiintumistodistuksesta saadakseen ajantasaisia tietoja yrityksen virkamiehistä.
Vakavaraisuustodistuksia voidaan käyttää kaikkeen siitä, kuka päättää haastaa oikeudellisen hakemuksen tai oppia lisää yrityksen sisäisestä organisaatiosta. Muut julkiset asiakirjat, kuten esite, voivat myös olla hyödyllisiä yrityksen tutkimuksessa. Näitä tietoja ei pidetä omistusoikeuksina, ja ne on saatettava saataville pyynnöstä riippumatta siitä, kuka niitä pyytää. Tietojen pyytäjien ei myöskään tarvitse paljastaa, miksi he ovat kiinnostuneita tai miten tietoja käytetään.