Vakuutusvirkailija on vastuussa henkilö-, terveys-, koti-, liike-, palo- ja autovakuutuksia koskevien tiedostojen ja tietueiden ylläpidosta. Nämä asiakirjat sisältävät yleensä tietoja käytäntöehdoista, tilitoiminnasta ja vaatimuksista. Virkailijaa pyydetään säännöllisesti avustamaan myös yleisissä toimistotuen tehtävissä.
Vakuutusvirkailijan velvollisuuksiin kuuluu tavallisesti vakuutusten uusimispäivien seuranta ja yhteyden ottaminen asiakkaisiin, jotka maksavat laiminlyönneistä. Hän valmistelee rutiininomaisesti kuitteja ja tositteita maksuja varten ja kirjaa maksut manuaaliseen lokiin tai tietokoneen tietokantaan. Jos käytäntöön tehdään muutoksia tai maksuehtoja muutetaan, hänen on yleensä lisättävä muistiinpanot näistä toiminnoista asiakkaan tiedostoon. Poistoaikataulujen laatiminen on tehtävä, joka annetaan säännöllisesti myös tämän tyyppisen liiketoiminnan virkailijalle.
Joissakin yrityksissä virkailija on säännöllisesti velvollinen keräämään tilastotietoja sääntelyvirastojen tai emoyhtiöiden pyytämille raporteille. Ne heijastavat usein toimialan suuntauksia, väestöanalyysiä tai asiakkaiden vakuutusten ostotottumuksia. Vakuutusvirkailijalta vaaditaan usein raportteja ja yhteenvetoja erityisistä osastotoimista, jotka jaetaan sisäiseen tarkasteluun.
Vakuutusvirkailijan työ muuttuu yleensä asiakkaiden ja toimistotyöntekijöiden tarpeiden mukaan. Jos asiakkaiden tarpeet ovat vähäiset, häntä voidaan pyytää arkistoimaan tietueet tai puhdistamaan kuolleet tiedostot. Muita hallinnollisia tukitehtäviä, joita hänelle voidaan antaa, ovat puhelimiin vastaaminen tai kirjeenvaihto.
Jos asiakastoiminta on raskasta, virkailija keskittyy vastaamaan heidän tarpeisiinsa ja vastaamaan heidän kysymyksiinsä. Hän lainaa säännöllisesti korkoja, laskee korvaukset ja on usein valtuutettu maksamaan pieniä saatavia asiakkaille. Muita asiakaspalvelutoimintoja ovat rutiininomaisesti ottaminen yhteyttä asiakkaisiin saadakseen tietoja, jotka puuttuvat heidän tiedostoistaan, vaatimuksistaan ja sovelluksistaan. Hän voi myös suositella lähteitä vakuutusalan ulkopuolisten ongelmien ratkaisemiseksi. Nämä viittaukset voivat sisältää virastoja, jotka arvioivat tai suosittelevat vakuutusasiamiehiä, autokorjaamoyrityksiä tai muita kuluttajakeskeisiä yrityksiä.
Jos asiakas esittää ongelman, jota vakuutusasiamies ei pysty ratkaisemaan yksin, hän voi pyytää apua esimieheltä tai korvausvaatimuksesta. Nämä ongelmat liittyvät usein korotettuihin korkoihin, vakuutuksen epäämiseen tai maksuihin, joita asiakkaalle ei makseta. Virkailijaa voidaan vaatia tekemään laajaa tutkimusta erojen ratkaisemiseksi asiakkaan tyydyttävällä tavalla.
Työ ei vaadi erityiskoulutusta tai muodollista koulutusta. Yleensä vaaditaan lukion tutkintotodistus tai vastaava. Kokemus vakuutusalalta on toivottavaa. Alan kokemuksen sijasta suositellaan työskentelyä toimistoympäristössä, joka vaati atk -taitoja ja organisointikykyjä.