Valkoinen kirja on termi, jota käytetään kuvaamaan useita erityyppisiä raportteja. Yleisimmin se kuvaa valtion viraston laatimaa raporttia, joka tukee tiettyä politiikkaa. Nämä ovat yleensä voimakkaasti viitattuja asiakirjoja, jotka selittävät tutkimusta tai väitteitä tietystä asiasta ja laativat sitten toimintasuunnitelman. Kun hallitus käyttää sitä, se voi olla edeltäjä uuden lain hyväksymiselle tai luomiselle.
Joissakin maissa hallitus laatii ennen valkoisen kirjan kirjoittamista vihreän kirjan. Vihreä kirja on vähemmän vakuuttava yritys esittää konkreettisia kysymyksiä, jotka voivat johtaa äänestykseen, lakiesityksen laatimiseen tai keskusteluun tärkeästä asiasta. Toisin kuin valkoisessa kirjassa, vihreän kirjan tarkoituksena ei yleensä ole saada vakuuttuneeksi, vaan se pyrkii kattamaan ongelmat monimutkaisemmalla tavalla, jolloin aiheen kaikki puolet käsitellään täysimääräisesti. Se voi tarkastella erilaisia taktiikoita tilanteen tai ongelman käsittelemiseksi ja todistaa näiden suunnitelmien tehokkuudesta, tai se voi yksinkertaisesti tiivistää kaikki aikaisemmat argumentit tärkeän asian puolesta.
Kun vihreää kirjaa on tarkasteltu, voidaan sitten kirjoittaa valkoinen kirja ehdottaakseen tai yksityiskohtaistaa valittua toimintasuunnitelmaa. Tätä raporttia käytetään monissa tapauksissa vakuuttamiseksi. Vihreän kirjan argumentteja, jotka tukevat valittua suunnitelmaa, käytetään edistämään uuden lain luomista tai ihmisten saamista äänestämään tietyllä tavalla.
Valkoinen kirja voi myös olla markkinointiasiakirja, jonka tarkoituksena on vaikuttaa ihmisten mielipiteisiin kehittyvästä tekniikasta, uusista kemikaaleista tai lääkkeistä tai uudesta laitteesta. Tätä toista määritelmää voitaisiin kutsua naamioiduksi myyntitaktikaksi. Vaikka paperi voi lukea kuin tieteellinen raportti, jossa on paljon viitteitä ja joitakin korkean sävyn kieliä, sen on yleensä tarkoitus herättää kiinnostusta tuotetta kohtaan tai edistää investointeja tai tuotteen myyntiä. Tämäntyyppisen asiakirjan laatiminen vaatii taitoa, koska se onnistuu parhaiten silloin, kun se ei kuulosta myyntikentältä.
Termin historiallisempi käyttö viittaa valtion tuottamiin asiakirjoihin ja raportteihin. Kuitenkin nykyään yritys- tai markkinointiraportti on paljon yleisempi. Itse asiassa sellaisen tuottaminen markkinointia varten on nyt yleinen markkinointityökalu, jonka tarkoituksena on houkutella sijoittajia tai luoda myyntiä.
Yksi kuuluisista kirjoituksista tämän tyyppisen raportin kirjoittamisesta on Michael Stelznerin helppokäyttöinen essee How to Write a White Paper – A White Paper on White Papers. Hän keskittyy markkinointiasiakirjan onnistuneisiin osiin, joihin kuuluu ongelman hahmottaminen, ongelman historiallisen taustan arviointi, yleisten käsitteiden tarjoaminen, jotka voivat aiheuttaa ratkaisun ja hyödyt, ja sitten lopulta ongelman ainutlaatuisen ratkaisun esittely tai toisin sanoen kirjoittaa tuotteesta tai ideasta, joka ratkaisee ongelman.
Valkoinen kirja on tehokas asiakirja, kun se on joko hallituksen tai yrityksen huolellisesti laatima. Jotkut freelance -kirjoittajat ovat erikoistuneet näiden raporttien luomiseen, ja on myös virastoja, jotka voivat laatia ne yrityksille. Joissakin tapauksissa tuotteen, konseptin tai mahdollisen lain menestys riippuu siitä, kuinka tehokas ja vakuuttava kirjoittaja tekee raportin.