Valtuutuskirje on yhden henkilön kirjoittama asiakirja, jolla valtuutetaan joku muu suorittamaan tietty tehtävä hänen puolestaan. Tämä on lähinnä oikeudellinen asiakirja, jossa henkilö myöntää jollekin toiselle luvan tehdä jotain, mitä hän ei muuten laillisesti saa tehdä. Esimerkiksi yksilön sairauskertomukset ovat yleensä yksityisiä, eivätkä lääketieteen ammattilaiset saa laillisesti luovuttaa niitä muille. Potilaan kirjoittama valtuutuskirje lääkärille, joka antaa lääkärille luvan lähettää nämä asiakirjat jollekin toiselle, antaa lääkärille mahdollisuuden tehdä niin.
Vaikka on monia erilaisia syitä, miksi tällaista asiakirjaa saatetaan tarvita tai luoda, jotkut tämän tyyppisten kirjeiden yleisimmistä käyttötarkoituksista ovat lääketieteellisiä asiakirjoja, oikeudellista edustusta tai jonkun muun toimia henkilön puolesta. Jos joku on osallisena oikeusjutussa, joka perustuu esimerkiksi auto -onnettomuudessa saamiinsa vammoihin, hänen on ehkä kirjoitettava sairaalaan tai lääkärin vastaanotolle, jotta hän voi luovuttaa lääketieteelliset tiedot asianajajalle. Lääkärien tai sairaaloiden välillä siirtyvää henkilöä voidaan myös pyytää tällainen kirje ennen asiakirjojen siirtämistä.
Vaikka asia ei ole aina välttämätön, asianajaja voi myös käyttää valtuutuskirjettä todistaakseen, että hänellä on valtuudet toimia henkilön laillisena edustajana. Näin asianajaja voi toimia ikään kuin hän olisi asiakas. Sitä voidaan vaatia myös tilanteissa, joissa henkilö toimii jonkun toisen puolesta saadakseen taloudellista korvausta. Joku, joka saa esimerkiksi vakuutusrahoja, voisi valtuuttaa toisen henkilön hyväksymään rahat hänen puolestaan.
Valtuutuskirje on kirjoitettava selkeällä ja ytimekkäällä kielellä sen tarkoituksesta riippumatta. Asiakirjassa annettujen tehtävien ja vastuiden tarkka luonne olisi selitettävä ilman tulkinnanvaraa. Henkilön, joka sallii tiettyjen lääketieteellisten asiakirjojen julkaisemisen, esimerkiksi vakuutuskorvauksessa, on ilmoitettava tarkasti, mitkä tiedot on julkaistava ja kenelle ne annetaan. Tämä estää valtuutuksen väärinkäytön tai käyttämisen eräänlaisena “carte blanche” -toimintana, jotta se voisi ryhtyä suurempiin toimiin kuin myönnettiin.