Valvontatili on yhteenvetotili taloudellisen pääkirjan sisällä, joka kerää tilin tiedot tytäryhtiön pääkirjaan – pääkirjat seuraavat kaikkia yrityksen sisäisiä taloustoimia. Tytäryhtiön kirjanpidossa hallitut tiedot ovat yksityiskohtia, jotka tukevat pääkirjan tietoja. Toissijaisia pääkirjoja käytetään seuraamaan erilaisia pääkirjaan kertyviä eriä, mukaan lukien saamiset, ostovelat, varastot ja tulot. Toimeksiantojen lisäksi tytäryhtiöiden pääkirjat sisältävät usein nimiä, paikkoja, kuvauksia ja päivämääriä. Jokaisella tytäryhtiön pääkirjan kohteella on tyypillisesti pääkirja.
Kirjanpito -osastot käyttävät pääkirjasta luotuja koesaldoja kerätessään kuukausittaisia, neljännesvuosittaisia ja vuosittaisia taloudellisia tietoja. Yleensä kirjanpito -osastot vaativat harvoin tytäryhtiön kirjanpidossa seurattavia yksityiskohtia. Esimerkiksi myyntisaatavien osaston on voitava käyttää asiakastietoja, kuten puhelinnumeroa, jotta he voivat mahdollisesti ottaa yhteyttä asiakkaaseen maksamattomista saldoista. Kirjanpito -osasto kuitenkin useimmissa tilanteissa haluaisi nähdä kokonaisuudessaan maksamattomat saamiset eikä tiettyihin liiketoimiin sidottuja asiakastietoja. Aina kun myyntisaamisten osasto päivittää erääntyvän asiakkaan tietueen, pääkirjan valvontatili päivitetään muutoksella, mikä tarjoaa helposti saatavissa olevan pääsyn kaikkiin saamisiin.
Valvontatili päivitetään, kun tytäryhtiöt siirtävät järjestelmällisesti tietoja pääkirjaan. Valvontatilien päivitysten ajoitus riippuu useista tekijöistä, mukaan lukien kyseisten järjestelmien monimutkaisuus, yrityksen koko ja jopa kuukauden lopun kirjanpidon sulkemistoimien aikataulutus. Suuremmissa yrityksissä pääkirjajärjestelmä on tyypillisesti oma itsenäinen ohjelmistojärjestelmänsä, joka on erillään tytäryhtiöiden pääkirjoista, jotka seuraavat tapahtumia, kuten myyntisaamisia tai varastoja. Tällaisissa tilanteissa valvontatilit eivät ehkä ole ajan tasalla koko kuukauden ajan, koska tytäryhtiön ja pääkirjan välisen tiedonsiirron aikataulutus ei ole reaaliaikainen. Pienemmillä yrityksillä ei ehkä ole samaa ongelmaa, koska pää- ja tytäryhtiöt voidaan sisällyttää yhteen ohjelmistopakettiin.
Yksi valvontatilien eduista on mahdollinen tehtävien eriyttämisen lisääntyminen, mikä on hyödyllistä virheiden ja petosten rajoittamisessa. Usein henkilöt, joiden on seurattava tietoja tytäryhtiöiden pääkirjoissa, ovat erillään taloustietojen kerääjistä. Tilinpäätöstä laadittaessa suoritetaan täsmäytyksiä valvontatilien ja tytäryhtiöiden pääkirjojen välillä sen varmistamiseksi, että tietyn rivikohdan oikea saldo raportoidaan. Viime kädessä valvontatilit mahdollistavat taloustietojen keräämisen helpommin ja nopeammin kirjanpito -osastoille.