Vanhempi hallintoavustaja on hallintoammattilainen, joka avustaa yhtä tai useampaa johtoryhmän jäsentä organisaatiossa ja voi myös valvoa lähtötason hallintohenkilöstöä. Organisaatioiden kasvaessa hallintotehtävien määrä voi kasvaa ja ne tarvitsevat enemmän kuin yhden hallintoammattilaisen. Tällaisessa organisaatiossa vaaditaan tyypillisesti ylempää roolia, jotta se voi työskennellä tiiviisti johdon kanssa ja ottaa hallintotehtäviä, joilla on korkeampi vastuu kuin lähtötason henkilöstöllä.
Organisaation johtajat tai johtajat vaativat usein ylimmän hallintoavustajan tai avustajan toimimaan porttivahtinaan tai edustajanaan. Kun organisaation vastaanottovirkailija tai vastaanottovirkailija voi tervehtiä saapuvia soittajia ja vierailijoita, ylempi järjestelmänvalvoja on usein seuraava yhteyspiste niille, jotka haluavat ottaa yhteyttä johtoon. Nämä henkilöt hallinnoivat usein aikatauluja, matkasuunnitelmia ja muita tapaamisia eri osastojen johtajille, olivatpa ne sitten markkinointia, tietotekniikkaa tai henkilöresursseja.
Koska heillä on taipumus edustaa organisaation johtoa sekä kirjallisessa että suullisessa kirjeenvaihdossa, tärkein pätevyys tässä tehtävässä oleville ihmisille on hyvät viestintätaidot. Tässä ominaisuudessa heidän vastuualueisiinsa voivat kuulua kirjeiden ja sähköpostien laatiminen, puheluiden välittäminen ja pikavalinnan tekeminen. Hallintoavustajalla tulee myös olla yleinen työskentelyosaaminen kaikista organisaation osastoista. Tämä valmistaa hänet käsittelemään yleisiä kyselyitä, joita hän voi saada, tai ohjaa ne asianmukaiseen osastohenkilöstöön.
Voidakseen tulla ylemmäksi hallintoavustajaksi henkilöllä tulee olla kokemusta sekä yleisestä toimistohallinnosta että organisaation tietystä toimialasta. Tässä mielessä ihanteelliset ehdokkaat ovat usein organisaatiossa jo työskennelleitä ylemmän tason hallintoammattilaisia, jotka hakevat ylennystä. Organisaation arvoista riippuen jotkut ylemmät roolit saattavat painottaa akateemisia valtakirjoja, kun taas toiset saattavat olla enemmän kiinnostuneita ehdokkaan ammatillisesta hallinnollisesta taustasta. Ehdokkaat, joilla ei ole ammatillista hallinnollista kokemusta, mutta joilla on akateemista kokemusta aiheeseen liittyvistä aloista, kuten konekirjoitus- tai sihteerikursseista, saattavat sopia paremmin aloittavalle hallinnolliselle työlle ennen johtotason hakua.