Vapaaehtoistyön koordinaattori valvoo vapaaehtoisten toimintaa monissa eri paikoissa. Hän ei ainoastaan järjestä ja valvo toimintaa ja tehtäviä, vaan häneltä odotetaan myös koulutusta, ohjausta ja inspiraatiota. Tehtävä voi olla kokopäiväinen, mutta joissakin organisaatioissa se voi olla kausiluonteinen tai osa-aikainen, jos vapaaehtoisia tarvitaan vain erityishankkeisiin. Tehtävä voidaan maksaa tai suorittaa vapaaehtoispohjalta, vaikka edellinen on yleisempi, varsinkin jos tarvitaan kokopäiväistä vapaaehtoistyön koordinointia.
Toisin kuin esimies tai koordinaattori, joka vastaa palkatuista työntekijöistä, vapaaehtoinen koordinaattori vastaa palkattomista työntekijöistä. Tämä edellyttää herkkää lähestymistapaa ja motivoivaa asennetta, koska vapaaehtoisilla ei ole velvollisuutta tehdä työtä eikä heillä ole mitään menetettävää, jos he päättävät lopettaa. Poikkeuksena tästä on, jos tuomioistuin on määrännyt vapaaehtoistyön yhdyskuntapalveluksi sakon maksamisen sijasta.
Koska vapaaehtoiset tulevat yleensä eri taustoista ja etnisistä ryhmistä, monitasoiset ja monikulttuuriset viestintätaidot ovat välttämättömiä vapaaehtoiskoordinaattorin menestyksen kannalta. Osaaminen motivoida ja valvoa erilaisia persoonallisuustyyppejä on välttämätöntä. Tehokkaat ja luovat konfliktinratkaisutaidot ovat myös tärkeitä ystävällisen ilmapiirin ylläpitämiseksi ja yhteisöllisyyden edistämiseksi yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi.
Ennen vapaaehtoisryhmän ohjauksen aloittamista vapaaehtoistyön koordinaattori tapaa yleensä projektin takana olevien organisaatiojohtajien kanssa määritelläkseen selkeästi vapaaehtoishankkeen tai -ohjelman tavoitteet. Päivittäisiä tai viikoittaisia edistymisraportteja tarvitaan usein vapaaehtoistoiminnan seuraamiseksi ja tavoitteiden saavuttamisen varmistamiseksi ajoissa. Joskus useat vapaaehtoiset koordinaattorit työskentelevät samassa organisaatiossa eri tehtävissä. On edullista, jos he kommunikoivat ja tukevat toisiaan säännöllisesti.
Jos tuomioistuimen valtuuttamia vapaaehtoisia on mukana, vapaaehtoiskoordinaattorin on täytettävä tuomioistuinten edistymiskertomukset. Joskus koordinaattoria voidaan pyytää antamaan suullisia tai kirjallisia kommentteja vapaaehtoisen suorituksesta, asenteesta tai työetiikasta. Tuomioistuimet vaativat yleensä myös ilmoituksen, jos vapaaehtoiset eivät toimi tai osoittavat epäasiallista käyttäytymistä vapaaehtoisena.
Vapaaehtoisten koordinaattorit ovat vuorovaikutuksessa monien yhteisön virastojen ja yritysten kanssa määrittääkseen, mitkä tarvitsevat eniten vapaaehtoisapua. He tapaavat yritysten edustajia kehittääkseen sopivia ohjelmia ja laatiakseen vapaaehtoisille ja yrityksille sopivan koulutus- ja toteutusaikataulun. Usein on tarpeen koordinoida muiden vapaaehtoisjärjestöjen kanssa päällekkäisten toimintojen välttämiseksi.
Jos henkilö valitsee uran vapaaehtoistyön koordinaattoriksi, on toivottavaa, että hänellä on kandidaatin tutkinto inhimillisistä palveluista tai sosiologiasta. Tausta vapaaehtoisena tai vapaaehtoisohjelman hallinnassa on myös hyödyllinen. Kokemus julkisesta puhumisesta, tietokonetoiminnasta sekä tietojen raportoinnista ja analysoinnista katsotaan eduksi vapaaehtoisille koordinaattoreille.