Varaosien hallinta on tärkeimpien varaosien ylläpito strategisilla paikoilla, joten ne ovat saatavilla tarvittaessa. Päätös siitä, mitä osia säilytetään varastossa ja missä ne säilytetään, edellyttää nykyisten ja tulevien tarpeiden huolellista arviointia. Joissakin tapauksissa voi olla kustannustehokkaampaa tilata osa, kun sitä tarvitaan, kun taas toisissa tapauksissa on välttämätöntä pitää varaosa käsillä, jotta estetään katkokset tai ongelmat.
Yksi tärkeä osa varaosien hallintaa on hyvä varastonhallinta. Varaosia ylläpitävä laitos tarvitsee hyvin järjestetyn varastotilan, jossa on yksityiskohtainen ja tarkka luettelo läsnä olevista osista. Kun henkilöstö käyttää varaosia, heidän on kirjattava toimintansa. Näin varastonvalvoja voi järjestää tarvittavat osat uudelleen tai harkita laitteen arviointia, jos se epäonnistuu jatkuvasti ja vaatii korjauspalvelua.
Henkilöstö, joka tekee päätöksiä siitä, mitä osia pitää käsillä, voi punnita useita tekijöitä. Yksi varaosien hallinnan osa on osien saatavuus. Jos yritys tietää, että se voi aina saada osan esimerkiksi neljän tunnin kuluessa, koska jakelija sitoutuu pitämään sen varastossa, ei ole syytä ylläpitää sitä muiden varaosien kanssa. Jos olet huolissasi toimitukseen tarvittavasta ajasta tai epätavallisista osista, joita ei välttämättä ole saatavilla silloin, kun yritys niitä tarvitsee, sinun on säilytettävä varaosa. Samoin, jos seisokit tulevat erittäin kalliiksi, yritys tarvitsee varaosia. Jotkin osat voivat vanhentua tai vahingoittua varastoinnissa, eikä niitä pidä säilyttää varastossa, ellei yritys tiedä käyttävänsä niitä.
Asiakastyytyväisyys on keskeinen osa varaosien hallintaa. Yritysten on määritettävä, tuoko osa varastosta etuja lyhyemmän läpimenoajan ja pienemmän seisokkien riskin muodossa, mikä tekisi varastointi-, varastonhallinta- ja niin edelleen perusteltuja. Joillekin yrityksille varaosat eivät välttämättä vaikuta merkittävästi asiakastyytyväisyyteen, ja korvaavien laitteiden tilaaminen on kustannustehokkaampaa tarvittaessa.
Varaosien hallinta ei koske vain tehtaita ja suuria yrityksiä. Se voi tapahtua myös kotitalouksien tasolla. Monet kotitaloudet pitävät esimerkiksi hehkulamput, ruuvit, aluslevyt ja muut perustarvikkeet ympärillä nopeita korjauksia varten, kun jokin rikkoutuu. Nämä varaosat vievät tilaa, mutta ne voivat olla erittäin käteviä pitää mukana.