Varaston kirjanpito on asiakirja tai paperikokoelma, jota yritys käyttää tuotteiden seurantaan määrän ja arvon perusteella. Tämän ansiosta yritys voi usein arvioida, kuinka materiaalit ja tavarat tulevat yritykseen, kuinka hyvin ne voivat muuttua pois myynnin vuoksi, ja arvioida mahdollisia tappioita. Yksi yleinen varaston kirjanpidon tyyppi on ikuinen, kun taas jotkut yritykset saattavat mieluummin käyttää määräaikaista pääkirjaa. Nämä kaksi yleistä varaston kirjanpitotyyppiä vaihtelevat kummankin päivitysten tiheyden mukaan.
Inventaariokirja voi ottaa useita eri muotoja, vaikka perinteisesti se on lukuisia sivuja sisältävä kirja. Jokaisella näistä sivuista on ulkoasu, joka sisältää yleensä useita sarakkeita, joilla voidaan merkitä erilaisia tietoja, kuten määrä, arvo ja kohteiden kuvaukset. Yrityksellä on yleensä varastotiedot, joissa on erilliset sivut tietyntyyppisille kohteille, kuten yksittäisille tileille. Nykyaikainen tekniikka on helpottanut yritysten pitämistä tällaisissa pääkirjoissa, ja monet yritykset käyttävät tietokoneohjelmistoja varaston ja tuotannon tai myynnin tavaroiden digitaalisen kirjanpidon ylläpitämiseen.
Yksi yleisimmistä varastotilien tyypeistä on sellainen, jota kutsutaan “ikuiseksi”, ja sitä päivitetään jatkuvasti. Yrityksillä, jotka käyttävät tällaista kirjanpitoa, on tyypillisesti automatisoitu järjestelmä, joka seuraa tuotteiden siirtoa myynnin tai saapuvien tilausten vuoksi. Tämä tarkoittaa sitä, että kun tavaroita myydään, varastotiedot päivitetään välittömästi vastaamaan tätä siirtoa, ja kun yritykseen tulee uusia materiaaleja, ne lisätään kirjanpitoon. Vaikka tällaiset menetelmät eivät ole käytännöllisiä jokaiselle yritykselle, niiden avulla yritys voi seurata varastoaan nopeasti ja mukauttaa materiaalitilauksia tarpeen mukaan.
Toinen yleinen varaston kirjanpidon muoto on ”jaksollinen”, ja sitä päivitetään säännöllisesti, mutta ei heti varaston muuttuessa. Tämä vaatii yleensä yrityksen tuotteiden ja tavaroiden fyysisen laskennan, jota käytetään sitten sisäisten lukujen säätämiseen sen suhteen, mitä materiaaleja on saatavilla. Tällaiset laskelmat suoritetaan tyypillisesti määrätyllä aikataululla, joka voi vaihdella vuotuisesta täydestä varastonlaskennasta korkean riskin kohteiden viikoittaisiin arviointeihin. Tämän tyyppinen pääkirja, jota käytetään säännöllisiin laskutoimituksiin, päivitetään yleensä harvemmin kuin ikuinen, mutta muutokset voivat olla dramaattisempia riippuen siitä, miten tuotteet myyvät tai tulevat ajan mittaan.