Varastot ovat usein suuria kustannuksia vähittäiskauppiaille, valmistajille ja muille yrityksille, joilla on varastopohjaista toimintaa. Varastoanalyysin avulla yrityksen johtoryhmä voi löytää puutteita järjestelmässä ja parantaa toimintaa. Tässä prosessissa on erilaisia näkökohtia. Omistajien ja johtajien tulisi tarkastella varastojen kirjanpitojärjestelmää, sisäistä valvontaa ja tavaroiden fyysistä virtausta. Varastoanalyysi voi vaatia myös pitkäaikaista työntekijää, joka tarkistaa jatkuvasti varastoprosessia asianmukaisten menettelyjen ylläpitämiseksi.
Liiketoiminnassa on kahdenlaisia varastojen kirjanpitojärjestelmiä: jatkuva ja määräaikainen. Varastoanalyysi voi auttaa yritystä päättämään, mitä käyttää ja toimiiko nykyinen järjestelmä oikein. Ikuinen järjestelmä päivittää yrityksen pääkirjaa jokaista varastotavaroiden myyntiä, ostoa tai oikaisua varten. Säännöllinen järjestelmä päivittää varastotilin vain kuukauden lopussa. Fyysinen varastonlaskenta on tarpeen molemmille järjestelmille, joskin vähemmän kertoja ikuiselle järjestelmälle.
Varastoanalyysin aikana yrityksen tulisi tarkastella tuotantoprosessiaan määrittääkseen, mitä järjestelmää käyttää. Yksittäiset eräprosessit tai yksittäiset tuotteet, jotka tuotetaan yksi kerrallaan, kuuluvat usein ikuisen järjestelmän piiriin. Varastotilin säännölliset päivitykset auttavat seuraamaan taloudellisia tietoja. Yritykset, jotka tuottavat suuria joukkoja homogeenisia tavaroita, käyttävät tyypillisesti jaksottaista järjestelmää. Harvemmin päivitykset toimivat hyvin, koska tuotettujen tavaroiden tyypit ovat tyypillisesti samat.
Sisäinen valvonta on suojatoimenpiteitä, joita yritys toteuttaa varaston suojaamiseksi. Näitä ovat ennakkoon numeroidut ostotilaukset, suojatut fyysiset sijainnit varaston säilyttämiseksi ja turvajärjestelmät tai kamerat yrityksen varaston katselemiseksi. Sidottujen työntekijöiden palkkaaminen ja varastotehtävien erottaminen työntekijöiden kesken ovat myös sisäistä valvontaa. Varastoanalyysi määrittää, toimivatko nykyiset sisäiset valvontatoiminnot oikein ja mitä sisäisiä valvontatoimenpiteitä tarvitaan varaston suojaamiseksi edelleen. Yritysten sisäinen valvonta on usein erilaista, koska se käyttää toiminnalleen ominaista valvontaa.
Varaston fyysinen kulku on toinen inventaarioanalyysin osa. Tämä edellyttää varastotoimintojen tarkistamista alusta loppuun. Varastointikäytäntöjen tilaaminen, vastaanottaminen, varastointi ja myynti on tarkistettava, jotta voidaan määrittää, kuinka hyvin ne toimivat. Tämä prosessi toimii myös hyvin sisäisen valvonnan ongelmien tunnistamisessa. Päivitykset siihen, miten työntekijät suorittavat varastonprosessin kunkin tehtävän, voivat auttaa yritystä suojaamaan tämän omaisuuden.
Varastoanalyysin ei pitäisi välttämättä olla harvinainen prosessi yrityksessä. Yritysten tulisi aktiivisesti tarkistaa ja päivittää varastomenettelyjä usein varmistaakseen, että yrityksen käytännöissä ei ole petoksia tai kavalluksia. Varastoanalyysin aikataulun asettaminen varmistaa myös, että työntekijät suorittavat tehtävät oikein.