Varaston kirjanpito on prosessi, jolla seurataan varaston liikkeitä yrityksessä ja ulos. Se kattaa sekä varastonhallinnan logistiikan että siihen liittyvän taloudellisen kirjanpidon. Taloudellisessa tilanteessa useimmissa maissa on erityiset säännöt siitä, miten varaston kirjanpito on suoritettava ja lueteltava yrityksen kirjanpidossa.
Periaatteessa varastonlaskenta tarkoittaa yksinkertaisesti kirjanpitoa siitä, kuinka paljon yhtiöllä on osakkeita ja sen kokonaisarvo. Käytännössä tämä voi olla monimutkaisempaa, koska useimmilla yrityksillä on useita tuotelinjoja useissa varastoissa. On myös olemassa sekaannus- ja monimutkaisuusmahdollisuus, jos valmistava yritys tekee useita vaiheita lopputuotteen valmistamiseksi. Esimerkiksi auton osia, kuten moottori, runko ja tuulilasi, voi esiintyä joko käyttämättöminä osina tai valmiina mutta myymättömänä autona. Yrityksellä voi olla myös muita osia, kuten stereojärjestelmiä, jotka voidaan myöhemmin lisätä “valmistuneeseen” autoon mukautetun tilauksen täyttämiseksi.
Yksi varastonlaskennan kannalta erityisen tärkeä asia on se, että komponenttien tai osakkeiden ostohinta voi muuttua ajan myötä. Esimerkiksi yrityksellä voi olla jossain vaiheessa 100 lähetyslaatikkoa, jotka maksavat 0.10 dollaria (USD), ja toisessa 100 lähetyslaatikkoa, jotka maksavat 0.12 dollaria, koska ne ostettiin toimittajan hinnankorotuksen jälkeen. Olettaen, että nämä laatikot ovat identtisiä, mahdollisia sekaannuksia syntyy, kun laatikoita käytetään ja lähetetään asiakkaalle ja yrityksen on vähennettävä laatikoiden arvo varastojensa kokonaismäärästä.
Tähän ongelmaan on kaksi pääasiallista lähestymistapaa. Yksi tunnetaan nimellä First In First Out tai FIFO. Tämä toimii sillä perusteella, että jokaisen varastosta lähetetyn yksikön oletetaan olevan aikaisin varastossa oleva yksikkö. Yllä olevassa esimerkissä se olisi laatikko, joka maksaa yritykselle 0.10 dollaria.
Tärkein vaihtoehtoinen järjestelmä on Last In First Out tai LIFO. Tämä perustuu siihen, että jokaisen varastosta lähetetyn yksikön oletetaan olevan viimeinen varastossa oleva yksikkö. Yllä olevassa esimerkissä se olisi laatikko, joka maksaa yritykselle 0.12 dollaria. On tärkeää huomata, että mikä laatikko fyysisesti lähetetään, sillä ei ole kirjanpidollisesti merkitystä.
Annetussa esimerkissä LIFOa käyttävä yritys vähentää enemmän rahaa jokaisesta lähettämästään laatikosta, jolloin varaston paperiarvo on pienempi. Näin on useimmissa tapauksissa inflaation vaikutusten vuoksi. Monissa tapauksissa yrityksen varaston paperiarvo lasketaan sen tuloihin rahoitustileillä ja vaikuttaa siten yhtiön verovelkoihin. Monet yhdysvaltalaiset yritykset käyttävät LIFO -järjestelmää, mikä alentaa veroja. Jotkut maat edellyttävät, että yritykset käyttävät FIFO: ta sekä verotulojen lisäämiseksi että eri yritysten välisen vertailun helpottamiseksi.