Varastojen täsmäytys on prosessi, jossa yritys tasapainottaa fyysisen varastonsa kirjanpidon lukuihin. Varaston täsmäyttämiseen on saatavilla kahdenlaisia järjestelmiä. Yritykset voivat käyttää tätä toimintoa joko määräaikaisella tai jatkuvalla inventaariojärjestelmällä. Kuten nimistä käy ilmi, jaksollinen inventaariojärjestelmä edellyttää varastojen täsmäytystä useina eri aikoina vuodessa, kuten joka vuosineljännes. ikuisella menetelmällä ei ole tätä vaatimusta, koska vuotuinen inventaario riittää. Jokaisessa järjestelmässä varaston fyysinen laskenta on välttämätöntä, jotta todellisia eriä voidaan verrata kirjanpitoraportteihin, jotta kirjanpitäjät voivat tehdä tarvittavia muutoksia.
Kussakin varastojärjestelmässä prosessi alkaa samoista varhaisista vaiheista. Henkilö kirjanpito -osastolta tyypillisesti menee ulos ja laskee kaikki fyysiset tavarat luetteloon. Kopio kirjan varastosta tietokoneelta voi auttaa kirjanpitäjää laskettaessa fyysistä varastoa. Mahdolliset erot tietokoneen tulosteessa luetellun varaston ja todellisen varaston välillä tarvitsevat merkinnän raporttiin. Kaikki varastot on laskettava ennen täsmäytysprosessin alkua.
Kun fyysinen laskenta on valmis, kirjanpitäjät voivat aloittaa varaston täsmäytysprosessin. Tämä prosessi edellyttää kirjanpitäjää vertaamaan fyysisiä lukujaan kirjanpitojärjestelmässä lueteltuihin eriin. Mahdolliset erot ja niistä johtuvat dollarierot on merkittävä selkeästi täsmäytysraporttiin. Kirjanpitäjän on löydettävä syy näihin eroihin ja seurattava mahdollisia inventaarioita. Esimerkiksi varastot, jotka on myyty, mutta joita ei ole vielä kirjattu kirjanpitoon, voivat aiheuttaa varastojen eroa täsmäytysprosessin aikana.
Varastojen täsmäytysprosessin tarkoitus on kaksiosainen. Ensinnäkin yritys raportoi tarkemmat luvut tilinpäätöksestään, sekä tuloslaskelmasta että taseesta. Oikeat tilinpäätökset ja raportit heijastavat yrityksen todellista arvoa ja antavat sidosryhmille mahdollisuuden tehdä parempia arvioita. Toiseksi tarkka varastosaldo voi estää verojen liiallisen maksamisen. Valtion virastot voivat periä veroja myymättömästä varastosta kunkin vuoden lopussa; vuoden lopussa liian suuri varasto lisää näitä veroja.
Varastojen täsmäytys voi auttaa yritystä osoittamaan, että sillä on asianmukainen sisäinen valvonta. Varkaus, pilaantuminen ja varaston vaurioituminen voivat lisätä yrityksen liiketoiminnan kustannuksia merkittävästi. Varastoon liittyvien kustannusten asianmukaisen hallinnan puuttuminen voi nopeasti syödä yrityksen voitot. Tilintarkastajat tarkastelevat usein sisäistä valvontaa osana yrityksen ulkoista tarkastusprosessia. Kansalliset kirjanpitostandardit voivat myös vaatia tietyntyyppisten yritysten varaston täsmäytysmenettelyjen noudattamista.