Varastonhallinnan kirjanpito on sisäinen liiketoimintaprosessi, jonka avulla yritykset varmistavat varaston asianmukaisen valvonnan. Tämä prosessi on usein osa kirjanpito -osastoa, ja siihen sisältyy yrityksen automatisoidun kirjanpito -ohjelmistopaketin runsas käyttö. Täsmäytykset ovat suuri osa varastonhallinnan kirjanpitoa, koska kirjanpitäjien on tarkistettava tietokoneohjelmistoon tallennetut tiedot ja verrattava niitä yrityksen varastossa olevaan todelliseen varastoon. Yrityksille, jotka tarvitsevat varastonhallinnan kirjanpitoprosessin, on saatavana useita vaihtoehtoja.
Yksi ensimmäisistä asioista, jotka yrityksen on päätettävä varastojen hallinnan kirjanpitoprosessissaan, on ikuisen tai määräaikaisen inventaariojärjestelmän käyttö. Ikuinen järjestelmä päivittää varastotilejä aina, kun yritys ostaa, myy tai säätää varastotietoja kirjanpito -ohjelmistossa. Tämä järjestelmä varmistaa myös, että yrityksellä on tarkka varastotieto dollareina. Vähemmän täsmäytystä tarvitaan ikuisen inventointiprosessin aikana, koska järjestelmä ylläpitää jatkuvaa varaston seurantaa.
Säännölliset inventaariojärjestelmät ovat vähemmän intensiivisiä kuin ikuiset järjestelmät. Järjestelmä on kuitenkin vähemmän tarkka ja vaatii täydellisen inventaarion muutaman viikon tai kuukauden välein. Kirjanpitäjien on luotava ohjelmistopaketista varastotietue ja verrattava sitä todelliseen varastoon. Suuret muutokset ovat usein tarpeen korjatakseen suuret erot kahden varastonumeron välillä.
Toinen suuri osa varastonhallinnan kirjanpidosta on varaston arviointijärjestelmän valitseminen. Yleisiä kirjanpitovarastojen arvostusmenetelmiä ovat FIFO (ensimmäinen sisään, ensimmäinen ulos), LIFO (viimeinen, ensimmäinen ulos) ja painotettu keskiarvo. Monet yritykset käyttävät FIFO-menetelmää, koska se on yksinkertainen ja johtaa ensin vanhempien varastojen myyntiin, mikä vähentää vanhentuneiden varastojen poistojen mahdollisuutta. LIFO -varaston arvostus myy ensin uuden varaston; Tämä johtaa usein myytyjen tavaroiden korkeampiin kustannuksiin ja pienempiin nettotuloihin. Siksi LIFO alentaa yrityksen verovelvollisuutta vuoden lopussa.
Sisäinen valvonta on toinen osa varastonhallinnan kirjanpitoa. Nämä valvontarajoitukset rajoittavat niiden työntekijöiden määrää, jotka voivat käyttää varastotietoja tai suorittaa mukautuksia tai muita varastoon liittyviä kirjanpitotoimia. Esimerkiksi ohjausobjektit rajoittavat pääsyä järjestelmään, luovat tarkastusreittejä, jotta johtajat voivat nähdä, kuka työntekijä työskenteli varastoprojekteissa, lukitsivat fyysisen varaston turvallisiin paikkoihin ja käyttävät määräaikaisia tarkastuksia antaakseen kolmannen osapuolen lausunnon yrityksen inventointiprosessista. Muut valvontatoimenpiteet voivat olla tarpeen yrityksen toimintatapojen ja toimialan mukaan, kuten valmistus tai vähittäiskauppa.