Varautumisteoria on käyttäytymisteorian luokka, jonka mukaan esimiehen johtamisen, päätösten ja sääntöjen tehokkuus riippuu nykyisestä tilanteesta. Se, mikä toimi kerran, ei välttämättä onnistu, kun sitä sovelletaan eri tilanteeseen. Tämän seurauksena johdon on tehtävä päätöksiä tai sovellettava johtamistyylejä riippuvaisia sisäisistä ja ulkoisista tekijöistä niiden tehokkuuden lisäämiseksi nykyisessä tilanteessa. Tämä teoria on jaettu johtamisen, päätöksenteon ja sääntöjen teorioihin.
Johtamisen varautumisteoria selittää, että johtajan menestys perustuu muuttujiin, kuten työvoimaan, johtamistyyliin, tehtävärakenteeseen, johtajan havaittuun valtaan ja yrityskulttuuriin. Johtajien ei pitäisi toistaa vaatimuksia ja odottaa saavansa samat tulokset joka kerta. Tärkeä osa tätä teoriaa on, että erilaiset tilanteet vaativat erilaisia johtamistyylejä. Fred Fiedlerin varautumisteoria, Paul Hersey ja Ken Blanchardin tilanneteoria sekä William “Bill” Reddinin 3-D-johtamistyyliteoria ovat vaikuttaneet eniten tähän johtamisteoriaan.
Jotta päätös olisi tehokas, päätöksenteon varautumisteoria väittää, että johtajien on punnittava sen tärkeysaste, oma pätevyytensä ja työntekijöiden päätöksen hyväksyminen. Useat erityistilanteen näkökohdat vaikuttavat päätöksen täytäntöönpanoon tai toteuttamiseen. Jos työntekijät eivät luota johtajaan tai ovat eri mieltä päätöksestä, työntekijät lannistuvat ja tekevät päätöksen tehottomaksi. Tärkeimmät tekijät päätöksenteon varautumisteoriassa ovat Victor Vroom ja Philip Yetton.
Varautumissääntöjen teorian painopiste on siinä, miten työntekijät noudattavat sääntöjä eri tilanteissa. Säännöt ovat tapa tarjota työntekijöille vakuuttavia viestejä. Odotukset johdosta tai politiikasta vaikuttavat työntekijöiden käyttäytymiseen vakuuttavan viestin suhteen. Smithin varautumissääntöteoria viittaa siihen, että itsearvioivat, mukautuvat ja käyttäytymissäännöt herättävät erilaisia vastauksia vakuuttaviin viesteihin. Tässä teoriassa korostetaan myös sitä, että uhkilla ja palkinnoilla ei ole merkitystä työntekijöille, elleivät ne suoraan liity heidän henkilökohtaisiin tavoitteisiinsa.
Varautumisteoria koostuu useiden kirjoittajien ideoista ajan kuluessa, eikä sen kehitystä ole arvostettu kenellekään. Se täytti Max Weberin byrokratian ja Frederick Taylorin tieteelliset johtamisteoriat 1960 -luvun lopulta. Weber ja Taylor eivät keskustelleet siitä, miten sisäiset ja ulkoiset voimat vaikuttavat johtamispäätöksiin ja heidän johtamiskykyynsä. Varautumisteoria on samanlainen kuin tilanneteoria, paitsi että se ottaa laajemman näkemyksen sisällyttämällä johtamisvalmiudet ja tilannekohtaiset muuttujat.