Varmuuskopiointiohjelmisto on ohjelmisto, joka on suunniteltu automatisoimaan varmuuskopiointiprosessi, helpottamaan sitä ja varmistamaan, että ihmiset varmuuskopioivat tiedostot rutiininomaisesti. Useat yritykset tuottavat ilmaisia varmuuskopiointiohjelmistoja perustoiminnoilla, ja on myös mahdollista ostaa varmuuskopiopaketteja, joissa on joukko asetuksia ja vaihtoehtoja, joita voidaan käyttää varmuuskopiointiprosessin mukauttamiseen. Varmuuskopiointiohjelmisto voi olla erittäin hyödyllinen ihmisille, joilla on vaikeuksia muistaa varmuuskopiointia tai jotka käsittelevät tärkeää materiaalia.
Varmuuskopiointiohjelmistossa on yleensä automaattinen tila ja manuaalinen tila. Kun ohjelmisto avataan ensimmäisen kerran, käyttäjää pyydetään valitsemaan joukko asetuksia, jotka vaihtelevat siitä, mistä tiedostot varmuuskopioidaan, kuinka usein varmuuskopiot tulee tehdä. Kehittyneissä ohjelmistoissa käyttäjät voivat ehkä valita varmuuskopioinnin palvelimelle, joka sijaitsee muualla kuin paikassa, ulkoiselle kiintolevylle tai tallennusvälineille, kuten CD -levyille. Jotkin varmuuskopiointiohjelmistot on suunniteltu erityisesti online -varmuuskopiointiin, tiedostojen siirtämiseen suojatulle ulkopuoliselle palvelimelle ja joiden avulla käyttäjät voivat hakea tiedostonsa verkkosivustolta. Sen lisäksi, että se on hyödyllinen tietojen häviämisen yhteydessä, se voi olla kätevä myös useille toimistoille, koska ohjelmisto voidaan asettaa synkronoimaan joka päivä, jotta nykyinen toimiva versio tiedostoista on käytettävissä missä tahansa.
Automaattitilassa varmuuskopiointiohjelmisto aloittaa varmuuskopioinnin käyttäjän asettamalla aikavälillä. Ohjelmisto käynnistää varmuuskopioinnin automaattisesti ja pyytää käyttäjää tarvittaessa, ja manuaalinen ohitus vaaditaan varmuuskopioinnin lopettamiseksi. Automaattinen ohjelmisto voidaan myös ohjelmoida kehottamaan käyttäjää varmuuskopioimaan säännöllisesti sen sijaan, että se käynnistäisi varmuuskopioita itse. Manuaalitilassa käyttäjä aktivoi ohjelmiston, kun hän haluaa varmuuskopioida materiaalit.
Tiedostojen varmuuskopioinnin lisäksi varmuuskopiointiohjelmisto voi myös tallentaa tiettyjä asetuksia, kuten verkkoselainten tietoja. Ohjelmisto voi myös luoda palautuslevyn, jota voidaan käyttää käyttöjärjestelmän palauttamiseen, jos tietokone vaarantuu. Käyttäjät voivat tyypillisesti myös valita jokaisen tiedoston täyden varmuuskopion ja vain valittujen tai tietyn ajanjakson aikana muutettujen tiedostojen varmuuskopion välillä.
Säännöllisiä varmuuskopioita suositellaan vahvasti tietokoneen käyttäjille, koska tietojen menetys voi olla erittäin turhauttavaa. Ihmisten tulisi myös tarkistaa säännöllisesti varmuuskopioitu ja arkistoitu materiaalinsa varmistaakseen, että se on edelleen saatavilla. Varmuuskopion kaksoiskopioiden tekeminen voi olla hyvä idea, jotta tiedot ovat saatavilla silloin, kun niitä tarvitaan.